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合同会社 EDGE HAUS様|導入事例

合同会社 EDGE HAUSゼネラルスタッフ 行政 翔平様

アンバサダー

複数のスタッフが発行する請求書を一元管理して、経理処理をスピード化

合同会社
合同会社 EDGE HAUS
ゼネラルスタッフ 行政 翔平様

今回は千葉県柏市で、顔の見えるコミュニティと仕事の創出を目指し、コワーキングスペース、カフェ、バーベキュー場の3店舗を運営する合同会社 EDGE HAUS(エッジハウス)の行政(ゆきまさ)様にお話を伺いました。

エッジハウスのスタッフは地元採用のパートタイムやアルバイトが中心。人に優しい働き方と街づくり事業を継続していくため、クラウドツールを活用して経理事務の効率化を図っています。

地元・柏市の資源を活かし、食・仕事・遊びの3店舗を運営

エッジハウスは、千葉県柏市でまちづくり事業を行う合同会社。“柏の人財、農業、文化、自然などの資源を活かし、顔の見えるコミュニティと仕事の創出”をコンセプトに、2013年1月に設立。
コミュニティカフェ「YOL Cafe Frosch」、コワーキングスペース「Noblesse Oblige」、バーベキュー場の「奥手賀ツーリズム」の3店舗の企画・運営を行っています。

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バーベキュー場の「奥手賀ツーリズム」

現在のスタッフは約25名。そのほとんどは柏市在住のアルバイトで、コミュニティカフェは日替わり店長制、奥手賀の施設ではイベントごとに臨時のアルバイトを雇うことも多いとのこと。
そのため、スタッフへのトレーニングに多くの時間がとれず、社内の事務手続きなどのルールは、極力シンプルであることが優先される環境です。

総務・経理を担当する行政様は、一般的な経理業務のほか、スタッフのシフト管理や労務の事務手続きなど、社内の細かな事務作業全般をほぼ1人でこなしています。
離れた場所にある3つの店舗の事務作業を効率よく回していくため、会計や労務・給与管理にはクラウドアプリを活用して、効率化・ペーパーレス化を図っています。

複数のプロジェクトで発生する請求書をクラウドで一元管理したい

設立当初のエッジハウスは、コミュニティカフェとコワーキングスペースの2店舗の経営のほか、柏市からの依頼を受け、手賀沼周辺の農家を対象にした農業誌の発行、市内の地域おこしプロジェクトを不定期に行っていました。

こうしたプロジェクトの受注では、見積書や請求書を発行する必要があります。しかし件数が少なかったこともあり、最初のうちは紙ベースで、かつプロジェクト担当者がその都度エクセルで作成していたといいます。

その後2013年の法人化に伴い、行政様が経理を担当することになりましたが、専業ではなく、コミュニティカフェやコワーキングスペースのスタッフとして店頭に立つこともありました。
スタッフの数が増え、複数のプロジェクトが同時に進行するようになると、各プロジェクトで発生する請求書を集めて、経理処理するのが大きな負担となってきました。

「紙やローカルのPCに保存されたデータでは、伝達漏れやタイムラグが起こりやすく、すべてのプロジェクトの進行を把握しているわけではないので、入金額を見ただけでは何の案件か分からないこともあります。その都度担当者に確認をとるのは効率が悪い。そこで、請求書をうまく一元管理する方法はないかと考えました」

経理は生産部門ではないので、コストはかけられません。請求書の管理機能を備えた経理システムも検討したそうですが、いずれも高価で予算を大きくオーバーしていました。
「過去の経験から、エクセルで作成する方法は避けたかった」と行政様は話します。請求書をエクセルで作成すると、そのうちシートが増えて動作が重くなってしまい、案件ごとにファイルを作成したとしても、いずれ膨大な数になりファイルの管理が難しくなるからです。

そしてもう1つの問題は、エッジハウスのスタッフがアルバイト中心で、かつ出入りが多いことでした。エクセルで作成する場合、請求書番号の付け方や書式、共有方法などのルールを決めなければなりません。これをスタッフ全員に覚えてもらうのは難しいと考えたのです。

そんなある日、インターネットで「請求書のクラウドツール」を検索したところ、Misocaに出会いました。

YOL Cafe Frosch

YOL Cafe Frosch

Misocaですべてのプロジェクトの請求状況を把握

「無料で使えるサービスだったので試しに使ってみました。簡単でしかも軽いことに加え、感動したのは、見積書から請求書にワンクリックで変換できることです。エクセルのコピーとは違い、金額や取引先名などの間違いが起こらず、書式が崩れる心配もありません。通番も自動的に割り振ってくれます。もともとは請求書作成のために使い始めましたが、見積書もMisocaで作成することにしました」

現在はより多くの請求書作成が可能な有償プランに契約し、社内のスタッフとも共同で利用しているそうです。見積書の作成から請求書の送付までは、プロジェクトの担当者がMisocaで発行しています。そのため行政様の業務は、各プロジェクトで発行された請求書をMisoca上で定期的にチェックして、弥生会計に入力するだけです。2016年から弥生会計と連携できるようになってからは、さらに業務負担を減らすことができるようになりました。

また、画面がシンプルで、スタッフに使い方を説明しやすいのもMisocaを使い続けている理由だと話します。

「説明といっても、ログインの仕方を教えるくらいで、あとは基本的に任せても大丈夫です。アルバイトのスタッフでもすぐに使いこなしていますよ」

請求書の作成は、奥手賀のバーベキュー施設のプロジェクトが主ですが、コワーキングスペースの会員にも要望があれば、月会費の請求書/領収書を発行するケースがあるそうです。
ちなみに、請求書は基本的にメールで送信し、郵送機能はほとんど使っていません。

「相手先の要望によっては、原本を紙で送ることもあります。しかし社内では、見積書/請求書は紙で保存せず、ペーパーレスで管理しています」

Misocaで作成した見積書や請求書の履歴は、取引先情報に紐づけられ、クラウドで一元管理されており、Webブラウザがあれば、どこからでもアクセスできるのがメリットです。行政様は、手元にあるパソコンやスマートフォンから、ほかの店舗のスタッフが作成した請求書の発送や入金の状況を確認しているそうで、検索も容易なため重宝しているそうです。そのためペーパーレス化が実現し、ファイリングの手間や紛失の心配からも解放されたうえ、大きなコストダウンを達成しました。

新機能を活用して、さらにペーパーレス&効率化を進めていきたい

エッジハウスでは、担当のスタッフがそれぞれ請求書を作成するため、合計枚数が契約プランの月間作成上限数を超えることもあるそうです。奥手賀の施設がオープン2年目を迎え、地元にも定着してきたことから、プロジェクトの案件が増えることが予想される来期は、上位プランへの変更も検討中とのこと。

「弊社は会社の規模は小さいのに、業務が多岐にわたります。限られた予算と時間でやりくりするには、小回りの利くアプリを組み合わせて使うのが向いています。業務量に対するコスト効果を考えると、Misocaの月額費用はかなり安価なうえ、専用の機材やトレーニングなしですぐに導入できるのも魅力です。また弥生会計への自動取り込みなどの新機能も追加されているので、今後も便利な機能を臨機応変に取り入れていきたいです」

また行政様は、今の業務では使わない機能でも、新機能の情報はいち早くキャッチして、将来の業務に役立てられないかを試しているとのことです。「Misocaのサービスでペーパーレスの請求書が当たり前になり、よりスマートで便利な世の中になってくれることを期待しています」と語ってくれました。

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合同会社 EDGE HAUS様について

社名
合同会社 EDGE HAUS
事業形態
合同会社
設立
2013年
事業内容
柏の資源を活かしたカフェレストラン、コワーキングスペース、バーベキュー場、食・農のイベントを企画・運営
所在地
千葉県柏市
請求書作成サービス「Misoca(ミソカ)」
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