請求書の整理・保管のコツ(買掛金)

請求書の整理・保管のコツ(買掛金)

毎月溜まっていく経理書類、しっかり整理できていますか?
請求書などの経理書類は、保存・保管の前に必要なときに取り出せるような整理をすることが大切です。
後になって「見当たらない!」といったトラブルのないように、日頃からしっかり管理をしておきましょう。

請求書類の整理には、ファイルを活用するのがオススメです。ファイルは2種類用意し、「送付された請求書控え用ファイル(買掛金)」「入金済みの請求書控え用ファイル」に分けて管理します。

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ファイリングの方法

仕入先・外注先などから送付された請求書は、ファイリングします。
請求書のサイズは、その相手先により様々ですがどの請求書も見やすくなるサイズのファイルを用意し、日付順に並べることからまず始めてください。
基本的には決められた支払日があるはずですが、特別に支払日が設定されている相手先の請求書には付箋など分かりやすくしておくと便利です。

振込や現金その他で支払いをしたら、受け取った領収書または振込控を請求書に添付しておきます。
そして、支払済の請求書は別ファイルに移します。このファイルと台帳をチェックすることで記入漏れ等のミスが発見しやすくなります。

この2つのファイルは、取り出しやすい位置に置きます。取引先からの問合せや確認など常に使うファイルになります。

2つのファイルの必要性

  • 請求書ファイルは、新しい請求書を整理し続けます。
  • 支払済ファイルは、決算等のあとに保管・保存対象のファイルになります。

請求書類をスッキリ整理して、気持よく仕事に集中しましょう!

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