請求書の整理・保管のコツ(売掛金)

請求書の整理・保管のコツ(売掛金)

毎月溜まっていく経理書類、しっかり整理できていますか?
請求書などの経理書類は、保存・保管の前に必要なときに取り出せるような整理をすることが大切です。
後になって「見当たらない!」といったトラブルのないように、日頃からしっかり管理をしておきましょう。

売掛金の請求書類の整理には、ファイルを活用するのがオススメです。ファイルは2種類用意し、「送付済の請求書控え用ファイル(売掛金)」「入金済みの請求書控え用ファイル」に分けて管理します。

ファイリングの方法

取引先に送付した請求書控は、すぐにファイリングしましょう。
請求書控のサイズにあったファイルを用意し、日付順に並べることからまず始めてください。
この時、取引先の入金予定日をメモしておくとさらに便利になります。このファイルは台帳への記帳などが済んでいなくても、売掛帳の代わりになります。

そして振込や現金その他で入金があったら、請求書控の決まった位置に入金日と振込・現金のどちらなのかを記入しておきましょう。振込手数料が差し引かれていることもありますが、その金額も記入してください。

請求に入金が確認されたら、入金済の請求書控はファイルに移します。このファイルと台帳をチェックすることで記入漏れ等のミスが発見しやすくなります。

この2つのファイルは、取り出しやすい位置に置きます。取引先からの問合せや確認など常に使うファイルになります。

2つのファイルの必要性

  • 請求書控ファイルは、新しい請求書控を整理し続けます。
  • 入金済ファイルは、決算等のあとに保管・保存対象のファイルになります。

請求書類をスッキリ整理して、気持よく仕事に集中しましょう!

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