保管する必要がある書類って何？

保存しなくてはならない書類は、たくさんあります。
そしてそれぞれが文書保存を義務付けている法律があり、保存期間が決められています。

5年以下保存の書類

5年：一般健康診断個人票
4年：雇用保険の被保険者に関する書類
3年：労働者名簿・賃金台帳・雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類・労働保険料の徴収に関する書類・労災に関する書類・安全委員会議事録・衛生委員会議事録・安全衛生員会議事録
2年：健康保険に関する書類・厚生年金保険に関する書類・雇用保険に関する書類

労働安全衛生法、雇用保険法、労働基準法などにより決められている従業員に関する書類が多いようです。

7年保存の書類

・総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書・決算に関して作成された書類・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書・給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書・源泉徴収簿など

法人税法、所得税法、国税通則法による保存の決められている書類です。仕事をしている証ともいえる書類の数々はほとんどこの保存期間に入ると考えて間違いないでしょう。

10年保存の書類

商法により決められている商業帳簿・営業に関する重要な書類は、10年の保存を求められています。

永久保存の書類

法令で定められてはいませんが、一般的に定款、登記関係書類、訴訟関係書類、特許など知的所有権に関する書類は保存しておくべき書類だと思われます。

法律によって決められている保存書類と保存期間ですが、3年保存の従業員に関する書類には7年保存を求められている書類があったり重なっていることも多くあります。一般的に税務調査が入ることなどを考えて、書類の保存期間を7年としている企業（個人）が多いようです。

「適当に保管しておけばいい」と思っていたら、たくさんの法律に守られた書類があり、きちんと保管しておかないと保管期間過ぎた書類の整理に困ることになりそうですね。