フリーランス・経理担当者が必ず知るべき、領収書の整理方法

領収書は経費の支払いから、仕入先・外注先への月ごとの支払いなどに日々発生します。
その都度、現金出納帳や会計ソフトに入力して、領収書を整理することが一番ですが、そうはできないことが多くあります。

領収書の整理

では、領収書を保管するまでどうしたらよいでしょうか。

毎週整理できる・毎月整理できる方は、封筒・ファイルなどを1つ用意して、そこに手元に集まってきた領収書を一時保管しましょう。
まとめて1年という方は、月ごとに一時保管ファイルを用意しましょう。

また一時保管の際、領収書は折りたたまないようにしたほうが、会計ソフトへの入力やその後の保存がしやすくなります。

領収書の保管まで

1.一時保管の方法

経費の支払いのレシートの場合
日付・支払先はもちろん、取引明細が記されていることが多いので、何に利用した領収書かは一目瞭然となります。
そのまま保管用のファイルなどに入れても問題はないと思います。

手書きの領収書の場合
但し書きに「品代」と書かれていて、何のための支払いか分からなくなってしまう恐れがあります。
このようなことを避けるために、領収書の裏に取引明細を記してから、保管用ファイルに入れましょう。

また食事代となっているけど誰との食事だったのか、など不明点が出てしまう場合があります。
一時保管の前に、誰が誰と計◯名と記入しておくことで会議費・交際費・福利厚生費など勘定科目に分けるときに便利です。

出金伝票の場合
領収書やレシートの発行されない支払いの場合は、出金伝票を作成することになります。
この場合も出金伝票には、支払先、取引内容、日付など詳細をきちんと記入し、一時保管しましょう。

2.領収書の内容を会計ソフトや出納帳に記録した後は？

週ごと、月ごとに記録の終わった領収書やレシートは、必要期間の保存へと進んでいきます。
保存のために必要な処理をしましょう。

領収書を月ごとに封筒に保存する場合
保存用の封筒を用意し「◯◯年☓☓月」と書いて、保存します。

◆週ごとに整理されている方は、その領収書をホチキスなどでバラバラにならないように留めて、保存用封筒にいれます。

◆月ごとに整理されている方は、出来るなら週ごとに領収書を分けて、ホチキスなどで留めて保存用封筒に入れましょう。

後から、領収書をチェックする場合があります。この時に、月ごととはいえ、その封筒の領収書を1枚ずつ確認する作業は面倒になるかと思いますので、ここで手間は惜しまないようにしたほうが良いと思います。

A4用紙などに領収書を貼る場合
A4ファイルを用意し、A4用紙などに領収書を日付順、または科目ごとに貼りつけ、それを保存します。

◆日付順の場合、同日付でたくさんの領収書のあるときはもちろん、ページ数は増えますが、基本的には1日1ページをお勧めします。
さらに☓☓月分と分かるようにインデックスを利用します。

領収書同士が、できるだけ重ならないように貼り付けると良いでしょう。

◆科目ごとの場合も、できるだけ日付順に領収書は重ならないように貼り付けましょう。
科目のインデックスを用意しましょう。

どの場合でもただ整理し保管すれば良いのではなく、後々のチェックがしやすくなるように工夫をすることが必要です。