Web請求で、
あなたの業務をもっと便利に

働き方の多様化や、本業に専念するための業務効率化について考えることが多くなり
「紙」に縛られない請求業務に関心が高まっています。
Web請求は、コスト削減・効率化につながり、あなたの請求業務をもっと便利にしてくれます。

「紙」の印刷・郵送をやめて、Web請求をはじめましょう

URLをメールやチャットツールで共有することで、取引先は請求書の閲覧やダウンロードができます。

①[自社→Misoca]請求書を作成(URLを自動生成) ②[自社→取引先]URLをメールまたはSNSで通知(Web請求) ③[取引先→Misoca]閲覧、PDFダウンロード

Misocaでできる、Web請求

ワンクリックでメール送信

請求書のデータをそのままPDFデータとしてメール送信することができます。メール送信機能を利用することで、取引先がメールを開封したかどうかを確認することもできます。

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チャットツールで共有

作成した請求書にアクセスできる共有リンクを発行し、メールやSNSなどで送付することができます。

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何が変わる?Web請求の導入メリット

Web請求を導入する最大のメリットは、作業コストを削減できることです。

紙による請求業務では、請求書を作成したあと印刷、押印、封入をして
ポストに投函するなど、手間も時間もかかります。
Web請求では、請求書を作成後すぐに送付することができ、取引先にタイムラグなく
請求内容を伝えることができます。

[紙による請求業務の流れ]作成→印刷→押印→封入→投函(印刷コスト・郵送コスト・作業コスト)→数日→到着(タイムラグ) Web請求に切り替えると [Webによる請求業務の流れ]作成→送信(あらゆるコスト削減)→(即時)→到着(即時受け取り)

郵送をやめてWeb請求に変更する際は、事前に取引先へご案内しましょう。案内文テンプレートを配布していますので、ぜひこちらをご利用ください。

Web請求に関するよくある質問

Q PDFのような電子データの請求書でも、法律上は認められるの?
A

結論から言えば、請求書を電子データで発行・送付をしても法律上、問題ありません。
慣習的に紙での送付が定着していると、それを電子データでのやり取りに切り替えることに不安を感じられるかもしれません。しかし昨今では、業務に必要な備品をECサイトで購入したり、出張の飛行機や宿泊先をインターネット予約するのは当たり前となっています。こうした購入費や運賃・宿泊費の領収書は、あとからサイト上でPDFをダウンロードする仕組みが取られていますが、これらはもちろん税務調査上も有効な証明書となります。請求書もこれと同じ扱いだと考えれば、電子データで相手先に届けても問題ないことがご理解いただけるかと思います。

Q こちらの都合で紙の郵送をやめると、相手先に悪い印象を与えてしまいそうで…
A

「Web請求」は、自社業務の効率化のためにオススメするものですが、取引先に対してもメリットがあります。たとえば以下のようなメリットが挙げられます。

手元に届く時間を短縮できる
郵送の場合は、月次で締め処理を行ってから、発行・郵送して相手先が受け取るまでに数日間は必ずかかります。その点、「Web請求」だと即時に届くので、相手先ですぐに費用計上の処理が行える、ちゃんと期日内に届くか気にし続ける必要がなくなる、といったメリットがあります。

不達のトラブルや紛失リスクを防ぐことができる
取引先に請求書を送ったはずなのに見当たらないと言われたり、再発行を依頼されたことはありませんか?「Web請求」なら送信履歴が残るので、送った・送られていないといったトラブル回避にもなりますし、万が一相手先が紛失してしまった場合にも、クラウド上のデータを再度ダウンロードしていただくことができます。

受領のための出社が不要になるのでテレワークにも最適
企業のテレワークの導入が広がりつつありますが、テレワークを阻害する理由のひとつとして「取引先からの請求書を受け取るために出社しなければならない」という問題が注目されています。実は皆さんの取引先の中にも、本当は紙ではなく、電子データでの送付を望んでいる企業がたくさんいるのではないでしょうか。

このように「Web請求」は決して自社だけのメリットではなく、受領側にもメリットがある仕組みです。

Q 「Web請求」への切り替えをすべての取引先に一斉に承諾してもらうのは大変そう…
A

「Web請求」は一部の取引先に対して適用するだけでも効果を実感できますので、承諾を得られそうな取引先から段階的に始めることをオススメします。たとえば、半数の取引先に対して郵送を無くすことができれば、それだけで毎月の郵送コストを50%減らせます。Web請求に切り替えていただく取引先数を徐々に増やしていくと良いでしょう。

Q 取引先から「原本」を送るようにと言われるのですが…
A

法律上、請求書は原本を保存する義務があります。ただし従来の慣習から「原本=紙」のことを指すという誤解があるかもしれません。『Misoca』のように最初から電子データとして請求書を作成し、これを相手先に届けた場合には、この電子データ(PDF)が原本として見なされます。また、PDFを取引先自身で印刷したものを原本として扱い、それを保存しておくことも問題ありません。

最近では仕入れやオフィスの消耗品の購入に利用できるビジネス向けのECサイトが普及してきましたが、これらのサービスでは請求書の郵送には基本的に対応しておらず、PDFの請求書の通知のみが一般的です。

Q 請求書に社印(社判)を押すために紙への印刷が必要です…
A

法律上は請求書への押印がなくても有効とされていますが、取引先から「押印されたもの」の提出を求められるなどを理由に、紙の請求書をやめられないケースもあると思います。『Misoca』なら印影の画像データを登録しておけば請求書へ自動的に表示されるので、わざわざ印刷して押印する手間もなく、そのまま取引先へ「Web請求」ができます。
これまでの慣習上、押印が欠かせないという場合には「印影の登録設定 新規ウィンドウで開く」をご活用ください。

新型コロナウィルス感染拡大の影響に伴い、企業のテレワーク導入が広がる一方で、「書類の押印作業」のための出社がその妨げの一因として取り沙汰されました。そうした状況を受けて2020年6月19日、内閣府・法務省・経済産業省は連名で「ハンコは契約の効力に影響しない」とする見解を示した文書を発表しました。これによって、不要な押印を省略するなど“脱ハンコ”に向けた動きが今後広がっていくことが見込まれています。
参考:「押印についてのQ&A」(内閣府・法務省・経済産業省) 新規ウィンドウで開く

Q 取引先にとってデメリットはありますか?
A

取引先にとってはこれまで紙で届いていた請求書がなくなるため、紙での保存が必要な場合*には、取引先自身でPDFを印刷してもらうことになります。「Web請求」に切り替えることで、こうした印刷の手間や業務処理方法の変更を負担に感じる担当者がいるかもしれない、と考えておくことは大事だと思います。したがって唐突に切り替えるのではなく、必ず事前に取引先への連絡や理解を得ておくようにしましょう。(文面のサンプルはこちら

  • *注: 税法上、請求書は原則として紙で保存するよう求められています。ただし取引先が「電子帳簿保存法」の要件を満たす運用をしている場合には、受け取った電子データをそのまま保存しておくことが認められます。「電子帳簿保存法」について詳しくは国税庁のホームページ 新規ウィンドウで開くをご確認ください。
Q 「Web請求」に切り替えることを取引先にどのように伝えれば良いでしょうか?
A

「Web請求」を導入する企業は徐々に増えてきていますので、「弊社も今後は請求書の郵送を取りやめ、Webでのご案内となります」という事実をそのまま伝えれば問題ないでしょう。ただし前述したとおり、相手先の業務処理方法の変更を伴う場合もありますので、丁寧に伝えることが大事です。相手先にもメリットがあることを添えると印象が良いでしょう。
ご案内文のサンプルを用意しましたので、参考にしてください。

Q どうしても紙の郵送しか受け付けてくれない取引先があります
A

現実的には、従来どおり「紙」での郵送を求められる取引先もあると思います。取引先にも社内処理上の理由などがあるでしょうから、その場合は無理に押し付けず、基本的には相手先のご要望にあわせて対応すると良いでしょう。

『Misoca』には、請求書の郵送代行サービスがあります。「Web請求」と同様に、印刷・封入・投函といった業務をなくすことができ、取引先にはこれまでどおり「紙」での請求書を届けることができます。詳しくは「郵送機能 新規ウィンドウで開く」の説明をご覧ください。