納品書の送り方

今回は納品書の送り方をご紹介します。

納品書を送るタイミング

納品物と一緒に送り、納品書と照らしあわせながら納品物を確認してもらいます。

納品書を送付する方法

見積書の送り方は下記の4つの方法があります。

• 宅配物と一緒に送る
• FAXで送る
• PDFをメールで送る
• 郵送する

宅配物と一緒に送る

物品の購入では宅配と一緒に送られるケースが最も多いです。受取側としても納品書と照らし合わせながら確認できます。

• 荷物を入れる
• 納品書を用意
• 内側、もしくは外側に納品書をはりつける
• 宅配

納品書は信書に該当しますので、宅配物と一緒に送る際、無封の状態で送る必要があります。

無封の状態とは下記のような状態を指します。
(引用：総務省「信書に該当する文書に関する指針」)

Q6　添え状・送り状の「無封」とはどういう状態のことですか？
「無封」とは、(1)封筒等に納めていない状態、(2)封筒等に納めて納入口を閉じていない状態のことをいいます。また、封筒等に納めて納入口を閉じている場合であっても、(3)当該封筒等が透明であり容易に内容物を透視することができる状態、(4)当該封筒等の納入口付近に「開閉自由」等の表示（※）をするなど運送営業者等が内容物の確認のために任意に開閉しても差し支えないものであることが一見して判別できるようにしてある状態も「無封」に含まれます。
※表示の例
・「開閉自由」
・「添え状・送り状につき開封可」
・「添え状 ※本状は、郵便法により（内容を確認するため）開封する場合がございますので、予めご了承ください。」 （百貨店等でお客様がお持ちになった封をした添え状を贈答品に添付して送付する場合の表示例）

FAXで送る

FAX送付は紛失しやすいため、確認を忘れないようにしましょう。

• FAX送付状を用意
• FAX送信
• 確認の電話納品書をFAXで送付した旨を電話で取引先に伝えてあげると丁寧です。

PDFをメールで送る

請求書同様、CCに入れてほしいアドレスなどが異なる場合がございますので確認しておくと丁寧です。メール送付時にはファイルのバージョンなどによって開けない場合があるので取引先に確認しましょう。

• メール文面を用意
• 宛先を確認(CCも確認)
• PDFを添付
• 送付の連絡メールで送付した旨を取引先に伝えてあげましょう。

納品書を郵送する

納品書は信書となりますので、宅急便ではなく郵送しましょう。

• 長形３号（120mm × 235mm）の封筒を用意
• 添え状を用意する
• 住所を書く
• 納品書在中と記載(スタンプもしくは手書き)
• 82円切手を貼る(25gまでなら)
• 投函

まとめ

以上になります。納品書は納品物を確認し、金額が正しいかを照らし合わせる重要な書類です。
金額や内容に間違いがないかを特にしっかり確認して送付するようにしましょう。