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請求書のメールへの添付の注意点とメール文例

最近は見積書・納品書・請求書をメールで送ることも多くなってきました。

今回はそんな時に使えるメール文例をご紹介します。

チェック項目

1. 取引先の了承を得る

請求書等をメールで送ることは法律上や税務上は問題ありませんが、取引先がOKかどうかは別問題です。初めての取引先の場合は相手の了承を得ておきましょう。打ち合わせの際などに一言

「請求書(見積書)はメールでお送りしてもいいですか?」

と聞いておくだけで特に失礼ではありません。

参考:請求書の郵送をメールに変更したいことを伝える4つのタイミングとその伝え方

2. PDFファイル形式で送る

WordやExcelで作る人が多いと思いますが、そのまま送らずにPDF形式に変換してから送りましょう。取引先がWordをもっていなかったり、バージョンが違って開けないということもあります。

また、Wordで編集不可にするのを忘れてしまうと、相手方で書き換えが可能です。PDFに変換してしまえば書き換えることはできません。

3. 件名

メールの件名は特に決まりはありませんが、ビジネスマナーとして一目見てわかり、後から検索しやすい内容が望ましいでしょう。

「12月分請求書送付のご案内(添付1)」

4. 本文

件名同様に特に決まりはありませんが、ファイルが添付されていることが相手に伝わるように、「添付にて送付いたします」などを必ず記載しておきましょう。

また、請求書番号や金額、支払期限も書いておくと、ファイルを開かなくても一目でわかり親切です。

以下、本文のテンプレートです。

 

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
ミソカインボイス株式会社の田中です。

「プロジェクト名」の件について添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に◯月◯日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。

請求番号:0000-00000
請求金額:10,000円
支払期限:2014年12月31日

不明点等については◯◯までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

—————————————————-
ミソカインボイス株式会社
◯◯部 田中
TEL:000-000-000
メールアドレス:xxxx@example.com

まとめ

請求書を郵送からメールにすることで、事務作業や経費の削減につながります。取引先に理解をいただければ、効率化していきたいですね。

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