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請求書の整理方法

今回は請求書の整理方法についてご紹介します。
請求書の保存期間については「請求書の保管・保存期間」をご覧ください。

請求書の整理方法のパターン

請求書の整理には大きく分けて下記の2パターンが主流です。

  1. 1.取引先別に整理
  2. 2.月別に整理

それぞれのパターンのメリット・デメリットを見ていきましょう

取引先別に整理

【メリット】

  • 固定の取引先が多いと管理が楽
  • フォーマットが同じなのでキレイに見える

【デメリット】

  • 月間の全体の数字が見えにくい
  • 届いた請求書をまとめてファイリングできないため面倒

月別に整理

【メリット】

  • 月の全体の数字が見やすい

【デメリット】

  • ある会社の請求書を見たいときに探すのに時間がかかる

上記のようになります。
全体の数字を月ごとにみれるという点で「月別に整理」する方法が多いようです。

整理・保管の流れ

では請求書が届いたら、どのように処理していくのが良いのでしょうか?
整理の流れを見ていきましょう。整理の流れを段階ごとに行うことで、支払い忘れ等を防ぐことができます。

  • 1.まずは一時保管

    請求書が届いたらファイルに入れて一時的に保管しましょう。
    他の書類と混ざってしまわないように注意しましょう。

  • 2.次に支払日まで保管

    見積書や納品書の金額と照合し、請求金額が正しいかどうかを確認します。
    請求書の金額に間違いがなければ、支払日ごとに整理し、支払を行うまで、再び保管します。

  • 3.最後に支払い後の保管

    支払が終わったら「支払済」の印を押して保管します。支払い済みのサインをすることで二重の支払いを防ぐことができます。

    複数の状態のファイルが存在することになりますが、それが支払いミスを防ぐ効果的な方法です。

    補足

    請求書の保管期間は非常に長期間です(詳細)。
    ファイルは表紙が頑丈なものを使用し、劣化しないようにしましょう。

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