請求書などの書類保存方法 紙の書類を保存するには

毎月溜まっていく請求書。日頃確認しなおす請求書もあれば、めったに参照しない請求書もあります。

請求書などの経理書類は、大きく分けて
(1)頻繁に利用する書類
(2)利用頻度は低いけれど、どこに保存してあるかしっかりと把握しておかなければならない書類
の2種類に分けられます。

ここでは、「当期分の書類」「決算後の書類」「7年保存の書類」について、どのように保存すべきかをご説明します。

当期分の書類

当期分の書類については、保存するというよりいつも手の届く場所を確保しておくことがベストです。
頻繁に利用する事が想定されますので、日々の問合せや確認作業などストレスなくこなせることが大切です。

決算後の書類

決算後すぐの書類も、比較的利用する事が多いと言えます。特に請求書(売上・仕入)、元帳などは参照することが多くなります。スペースが許されるなら保存箱ではなく書類棚など取り出しやすい場所に入れておくと良いです。
保存箱へ移す場合は、他の保存箱より取り出しやすい位置に置きましょう。

7年保存の書類

利用頻度が低くなった決算後書類は、まず年度ごとの保存箱を作り、その中に経理書類のファイルを収納しておくのがオススメです。保存箱には「◯年度決算・経理資料」とひと目でわかるように書いておくと、必要になったときの書類の取り出しが便利になります。
保存場所は、倉庫やロッカー、邪魔にならない部屋の片隅などでOKです。
また保存箱に「◯年廃棄可」と書いておけば、廃棄に迷うことも不安に思うこともなくなります。

参考記事:処分する請求書の捨て方は?

2005年からは法改正により、請求書をはじめとする書類の電子化保存が認められるようになりました。

参考記事:請求書などの書類保存方法 電子化してデジタル保存が可能に

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