請求書などの書類保存方法 電子化してデジタル保存が可能に

請求書などの書類の保存は、「紙媒体」で保存・保管をすることが基本になります。「請求書などの書類保存方法 紙の書類を保存するには」に記したように、保存箱ひとつに1期分が保存できるようならば、保存に要する費用はさほどかかりません。

ところが、保管する書類の量が多くなり、倉庫などが必要になる企業にとっては保存・保管にかかる費用は膨大な金額になってしまいます。

そこで「電子帳簿保存法」の改訂により、請求書をデジタル化してデータ保存しておくことが認められました。
これにより、大量の書類の保存にかかる非効率性とコストを大幅に削減できるようになりました。

書類保存にかかる法律の施行

1998年7月より施行されている「電子帳簿保存法」は国税関係帳簿書類の全部又は一部を電子データによる保存を認めた法律であり、2005年3月の改正によりスキャナで書類を読み取り電子化して保存することを認めています。
さらに2005年4月施行「e-文書法」により、一部認められていない書類はありますが、ほとんどの書類をデータ保存をすることを認めることになりました。

保存コストの軽減

この2つの法律により、紙媒体のみで認められていた書類の保存がデータで保存することが可能となりました。発生する書類のほとんどは破棄が可能になり、また保存にかかるコストダウンの可能性も大きくなりました。

関連記事:電子帳簿保存法とe-文書法とは?

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