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請求書を電子データ保存しよう その2:データで保存可能な書類とは?

前ページでは、書類の電子データ保存を許可した2つの法律、電子帳簿保存法とe-文書法についてご紹介しました。
これらの法により、「ほとんど」の書類の電子保存が認められているのですが、この「ほとんど」について具体的に見てみましょう。

e-文書法でデータ保存が認められている書類とは?

e-文書法では基本的に書類をスキャナで読み取りデータ化する保存が認められています。
しかしながら、保存の認められない書類がごく一部あります。
(1)緊急時に即座に確認の必要がある書類
(2)免許証や許可証など原本性が高いもの
(3)条約(法律)によって制約のあるもの
これらは紙文書で保存しておく必要があります。
この法律により、先に施行されていた電子帳簿保存法も改正されました。それによりデータ化保存が認められる書類が格段に増えています。

改定された電子帳簿保存法でデータ保存が認められる書類とは?

◯作成当初よりPCを使用している書類
帳簿=総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売掛金/買掛金元帳・固定資産台帳・売上帳・仕入帳など
決算関係書類=貸借対照表・損益計算書・棚卸資産表・その他の決算書類
証憑類=発行した契約書・領収書見積書請求書納品書など

◯スキャナ保存の可能な書類
証憑類=契約書・領収書(記載額3万円未満)・見積書・請求書・申込書・納品書など

◯スキャナ保存対象外
貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算関係書類と3万円以上の契約書と領収書は除外されています。

スキャナ保存が認められていない決算関係書類も、作成当初よりPCを使用していればデータ保存が可能です。
このことから経理関係・決算関係書類のほとんど全てはデータ保存ができることになり、紙文書の廃棄が可能になりました。

ところが、電子データは改ざんが可能であることから、信ぴょう性の証明が大切になってきます。

次のページでは、書類の電子データ保存に必要な要件について確認しておきましょう。

 請求書の電子データ化の手引き

(1)電子帳簿保存法とe-文書法とは?

(2)データで保存可能な書類とは?(このページ)

(3)電子データ保存に必要な要件とは?

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