請求書を電子データ保存しよう その3:電子データ保存に必要な要件とは?

e-文書法により経理関係書類・決算関係書類のほとんどがデータ化することで保存可能にはなりましたが、紙媒体と違いデータ化された文書は変更・追加・削除などが容易であると考えられています。
このことから、信用性・信ぴょう性についての証明が必要となります。
そこで作成者と管理者(責任者)の電子署名を付け、さらにタイムスタンプで日付・時刻を証明することになります。

電子署名とは?

電子文書に付与する電子的な徴証であり、紙媒体の署名捺印と同様の役割を持ちます。
主に本人確認や改ざん・偽造の防止のために使用されています。

タイムスタンプとは?

刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していたことと、その時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。
タイムスタンプの時刻は、協定世界時に一定の制度で同期しています。このことから、正確性と信頼性が保たれています。

税務署への届け出

電子帳簿保存法の適用を受けるためには管轄税務署への承認申請が必要です。
承認を受けようとする国税関係帳簿の備付けを開始する日の3ヶ月前の日までに提出書類を1部(または2部)持参または送付します。
承認申請時には添付書類が必要です。

管轄税務署への承認申請の際に必要な書類

(1)承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類
(2)承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他のものに委託している場合には、その委託にかかる契約書の写し)1部
(3)申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 1部

電子署名・タイムスタンプの費用軽減、申請手続きの簡略化などが進んでいけば、企業や個人の大きさなどに関係なく、文書類のデータ保存化が進んでいくことになるでしょう。

 請求書の電子データ化の手引き

(1)電子帳簿保存法とe-文書法とは?

(2)データで保存可能な書類とは?

(3)電子データ保存に必要な要件とは?(このページ)

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