保管義務がある経理書類と、保存期間まとめ

経理において保存しなくてはならない書類は、たくさんあります。
そしてそれぞれが文書保存を義務付けている法律があり、保存期間が決められています。

うっかり捨ててしまった!という事のないように、それぞれの書類の保管期間をしっかり確認しておきましょう。

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5年以下保存の書類

5年:一般健康診断個人票
4年:雇用保険の被保険者に関する書類
3年:労働者名簿・賃金台帳・雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類・労働保険料の徴収に関する書類・労災に関する書類・安全委員会議事録・衛生委員会議事録・安全衛生員会議事録
2年:健康保険に関する書類・厚生年金保険に関する書類・雇用保険に関する書類

労働安全衛生法、雇用保険法、労働基準法などにより決められている従業員に関する書類が多いようです。

7年保存の書類

・総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書・決算に関して作成された書類・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・注文書・契約書・送り状・領収書・見積書請求書など
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書・給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書・源泉徴収簿など

法人税法、所得税法、国税通則法による保存の決められている書類です。これは税務調査が入った時には必要となることが多い書類です。書類の不備があると信用を失うことにもなりますので、しっかりと保管しましょう。

10年保存の書類

商法により決められている・商業帳簿・営業に関する重要な書類は、10年の保存を求められています。

永久保存の書類

法令で定められてはいませんが、一般的に定款、登記関係書類、訴訟関係書類、特許など知的所有権に関する書類は保存しておくべき書類だと思われます。

3年保存の従業員に関する書類には7年保存を求められている書類があります。7年保存を求める書類のほとんどは商法によれば10年保存を求めています。現在、多くの企業は7年保存を基準に考えているようです。

 

「適当に保管して、適当に捨てればいい」と思っていた書類も、たくさんの法律に守られており、保管も保管期間もきちんと管理しておかないとイザという時困ったことになってしまいます。

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