注文書(発注書)の送り方

今回は注文書(発注書)・注文請書の送り方をご紹介します。

注文書・注文請書を送る(発行する)タイミング

見積り確定後に注文者側が発行します。注文書は「注文しました」という取引の証拠となります。
注文請書は注文書に対して「(注文を)引き受けました」というものになりますので、注文書を受け取った後に発行します。

注文書(発注書)を送付する方法

発注書の送り方は下記の3つの方法があります。

• FAXで送る
• PDFをメールで送る
• 郵送する

注文書や注文請書については発注することが確定した後、早めに取引先と確認したいため、先にメールもしくはFAXにて送り、あとで原本を郵送すると丁寧でトラブルとなりづらいです。

FAXで送る

FAX送付は紛失しやすいため、確認を忘れないようにしましょう。

• FAX送付状を用意
• FAX送信
• 確認の電話

  注文書をFAXで送付した旨を電話で取引先に伝えてあげると丁寧です。

PDFをメールで送る

請求書同様、CCに入れてほしいアドレスなどが異なる場合がございますので確認しておくと丁寧です。メール送付時にはファイルのバージョンなどによって開けない場合があるので取引先に確認しましょう。

• メール文面を用意
• 宛先を確認(CCも確認)
• PDFを添付
• 送付の連絡

  メールで送付した旨を取引先に伝えてあげましょう。

郵送する

注文書は信書となりますので、宅急便ではなく郵送しましょう。

• 長形３号（120mm × 235mm）の封筒を用意
• 添え状を用意する
• 住所を書く
• 注文書在中と記載(スタンプもしくは手書き)
• 82円切手を貼る(25gまでなら)
• 投函

まとめ

以上になります。注文書は注文したという取引の証拠となりますので、金額や内容にミスのないように注意しましょう。