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領収書の書き方、作り方を徹底解説

「領収書」について、正しい知識はお持ちですか?記載するべき必要事項や、実務的に記載した方が良い項目など今一度確認しておきましょう。
ここでは、「領収書」の基本の書き方から、トラブルを防ぐための注意点まで徹底解説しています。

領収書とは

領収書とは、代金の受取人が支払者に対して、商品の料金やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するときに発行する書類です。
会社員なら、出張の旅費や会議の飲食費などの清算を行うために経費担当者に提出したり、各控除申請時に必要です。フリーランスや個人事業主なら確定申告をする際に必要となる重要な書類です。

領収書は金銭の支払いだけでなく、書類や商品の受け渡しの場合も、受領書等の名称で発行することもあり、取引明細書など、債務の弁済を受けたことが明記されていれば領収書として法的な効力を有します。
 
領収書は、支払った側からは、自分が支払ったことを証明でき、二重払いを防ぐことができ、受け取った側からは、受け取ったことを証明でき、経理事務や税金申告に必要な書類となります。
領収書の形式において、法律上の決まりはなく、手書きやエクセル、作成ソフトなど、どんな形式でも問題はありません。また、領収書は、必ず発行しなければならないというものではありませんが、代金の支払い者が領収書を求めた時には、発行をしなければならない義務があります。(民法第486条)

レシートとの違い

税法上、レシートも領収書と同様に、商品の料金やサービスの対価を受け取ったことを証明する受取書として認められています。

レシートには、「発行日」「金額」「内容」「発行元」が記載されています。
税法上は発行元や日付、金額、購入した内容などの記載があれば問題がないとされているため、レシートでも有効となります。

実は、レシートは、但し書きに「品代」などと書かれていて取引内容が記されていない領収書よりも、商品やサービスの内容が詳細に記載されているため、経理担当者や税務職員もどう使われた経費なのか判断しやすく、証明力が高いと言われています。

また、レシートはレジなどにより印字されていますので、取引内容や金額の修正・変更が難しくなっています。それに比べて、手書きの領収書は相手先名や日付、領収額の改ざんがレシートに比べて容易になります。

レシートの場合には、宛名が印字されることがありませんが、宛名の必要がない一般小売や交通費、駐車場代、飲食など以外であっても、取引内容が詳細に記されていることによりそのレシートが経費として認められるものかを判断することが容易にできます。

しかし、取引内容がいくら詳細であっても信頼できる金銭の受理を証明する受取書としては宛名が必要です。特に高額な取引の場合は、宛名の記された領収書の有効性が高くなります。
改ざんの疑いのないように必要事項が全て記された領収書は、その信頼性・有効性も一段と高くなるといえます。

領収書を書くにあたって必要なもの

領収書に必要な基本的な項目

領収書のサンプル画像

  •  1. 領収書の通し番号
  • 絶対に必要ということではありませんが、通し番号があると透明性を税務署にアピールすることができます。

  •  2. 支払先の氏名または名称
  • 宛名は正確に省略することなく書きましょう。
    「上様」と記入してある領収書もありますが、無効と判断されることがあります。
    当事者同士が分かっているから「上様」でよいではなく、誰が確認しても判断できるようにし、信ぴょう性の高い書類にしましょう。

  •  3. 領収金額
  • 領収金額を正確に記入します。
    「¥(円マーク)」または「金」を数字の前に記入します。
    数字は3桁ごとに「,(カンマ)」
    さらに最後に「-(ハイフン)」または「※(米印)」を記入しましょう。
    これは金額改ざんを防ぐために必要です。
    同じ理由で数字の間隔をあけすぎないように書きましょう。

  •  4. 取引内容
  • 但し書きに「品代」などと書かれた領収書もありますが、できるだけ取引内容は書きましょう。
    税法上、経費であることを証明するために領収書は必要になります。
    「品代」と書かれた領収書はその証明には不足となり、経費と認められない場合もあります。

  •  5. 領収日
  • 受け取った日付を明確にします。
    銀行振込の入金でも、その後に領収書の発行を求められることがありますがこの場合は、振り込まれた日付を記入します。

  •  6. 書類作成者の氏名または名称
  • 個人名や屋号、会社名など省略せずに書きます。
    さらに続けて、住所、電話番号、FAX番号、e-mailアドレスなどを書きましょう。
    発行した領収書に対し問い合わせなどが必要な場合もありますので、きちんと書いておくことをお勧めいたします。
    また慣習的に行われている押印ですが、実は法的に必要ありません。
    収入印紙を貼った場合の割印は必要になります。

書き方の注意点

領収書に記入すべき項目を正確に記載し、誰にチェックをされても分かる領収書を作成しましょう。

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