請求書作成サービス「Misoca(ミソカ)」

無料で試してみる

MENU

Misocaで請求書を作成

領収書の書き方から、送付状、管理・整理方法、失くした時の対処まで完全ガイド

「領収書」について、基本的な知識を持っていますか。
今まで、あなたが発行してきた領収書は間違っていませんか。
少しでも不安を覚える方は、今一度、正しい領収書の書き方を確認しましょう。

そもそも領収書はなぜ必要?

領収書とは

金銭や有価証券の受取書のことであり、一般的には金銭を支払った事実を証明するための証憑書類となります。(印紙税法)
確定申告などの経費申告に必要な帳簿書類になります。(所得税法や法人税法)その他、民法・これまでの商慣習などにも依存しています。

領収書の役割

領収書には、領収書を発行した側とそれを受け取った側のそれぞれに役割があります。

領収書を受け取った側の役割

領収書を受け取ることで、代金の支払いが証明されたことになり、経費の発生が認められます。
また支払いの事実が証明され、二重請求などの不正行為を防止できます。

領収書を渡した側の役割

領収書を渡すだけでなく、領収書のコピーを手元に残すことで、売上金または売掛金の回収がなされたことの証明になります。

個人の確定申告・法人の決算等、極めて重要な書類になりますので、きちんとした処理を行い、保存するようにしましょう。

領収書に記入するべき項目

1.書類作成者の氏名または名称

個人名や屋号、会社名など省略せずに書きます。
さらに続けて、住所、電話番号、FAX番号、e-mailアドレスなどを書きましょう。
発行した領収書に対し問い合わせなどが必要な場合もありますので、きちんと書いておくことをお勧めいたします。

領収書の宛名は空欄でもいいの?「上様」ってどういう意味?

領収書の宛名が空欄も「上様」も、宛名のない領収書ということになります。

経費計上の場合は

宛名のない領収書であっても、その領収書が「事業に関する支出の証明」であれば、経費と判断されます。

そのため個人・法人の経費計上の際には特に問題は発生しないと思われます。
但し、法人においては「法人規定」等が定められている場合があり、「宛名のない領収書を認めない」という規定があれば、それに沿った形の領収書が必要になります。

税務上の場合は

但し、税務調査上は疑問がある領収書はチェックの対象になり、追求される可能性があります。

金額が高額であるにもかかわらず、宛名がない・但し書きが品代等になっているなどは、経費と認めてもらえないことも多くあります。

宛名のない領収書

領収書を社内・個人での経費計上のみに利用することは、それほど多くありません。
通常、そこから決算申告等の証拠書類として領収書は使用されることになります。
そのため、不完全な領収書はチェックの対象になってしまう可能性が高くなります。

また宛名のない領収書を紛失した時に、その領収書が悪用される可能性もあります。
さらに支払いの証明となる領収書の宛名がないことで、支払ったことが証明できず二重請求されてしまうこともあるかもしれません。

やはり、宛名は正しく書いてもらうことが必要という結論になります。

「上様」という呼び方の由来・意味は?

領収書の宛名書きを「上様」とすることがありますが、この「上様」とは、どういう意味なのかご存知でしょうか。

  1. 時代劇なのでよく使われていますが、「お殿様」のことを「上様」と呼ぶことがあります。
    これを指しているという説があります。
    偉い人の名前を呼んでは失礼にあたるという時代だったようです。
  2. 「上客様」を省略しているとの説もあります。
    上客とは、お得意様の最上級ということになりますでしょうか。

何れにしても、自ら領収書をお願いするときに「上様で。」というのは避けたいものです。

2.領収日

受け取った日付を明確にします。
銀行振込の入金でも、その後に領収書の発行を求められることがありますがこの場合は、振り込まれた日付を記入します。

3.取引内容

但し書きに「品代」などと書かれた領収書もありますが、できるだけ取引内容は書きましょう。
税法上、経費であることを証明するために領収書は必要になります。
「品代」と書かれた領収書はその証明には不足となり、経費と認められない場合もあります。

4.領収金額

領収金額を正確に記入します。
「¥(円マーク)」または「金」を数字の前に記入します。
数字は3桁ごとに「,(カンマ)」
さらに最後に「-(ハイフン)」または「※(米印)」を記入しましょう。
これは金額改ざんを防ぐために必要です。
同じ理由で数字の間隔をあけすぎないように書きましょう。

5.支払先の氏名または名称

宛名は正確に省略することなく書きましょう。
「上様」と記入してある領収書もありますが、無効と判断されることがあります。
当事者同士が分かっているから「上様」でよいではなく、誰が確認しても判断できるようにし、信ぴょう性の高い書類にしましょう。

6.領収書の通し番号

絶対に必要ということではありませんが、通し番号があると透明性を税務署にアピールすることができます。

領収書に記入すべき項目1~5は必須項目になりますので、これらを正確に記載し、誰にチェックをされても分かる領収書を作成しましょう。

領収書に印鑑は必要?

金銭の受領日・発行者の住所や社名(氏名)、金額が記載されていれば、領収書となります。
つまりコンビニなどの一般小売店でもらうレシートも領収書として認められているのです。
そして領収書に発行者の押印が必要だと規定する法律等もありません。

領収書の押印のあるなしは、その効力に影響はないことになりますが、商慣習上、また偽造や改ざんの防止のために現在も押印は行われていると考えられます。
さらに領収書発行者が押印することで、領収書受領者側がその信ぴょう性を認めることに繋がっています。
例えば、「押印のある領収書」しか受理できないといった会社規定が存在する法人もあります。
この場合は必ず発行者に押印を求めることになります。
そういったことを考えると、現状では領収書の発行の際には押印をすることが望ましいといえます。

但し、収入印紙を貼った領収書の場合には、印紙への割印が必要となります。

領収書の渡し方

領収書は受け取った金額を確かめてから、正しく書かれた領収書を渡してください。
相手から見て、逆さまにならないようにし、「お確かめください。」など一言添えながら手渡しましょう。

領収書の送り方

領収書はそれ自体が金券ではありませんので、郵送することも可能です。

金銭等の授受が行われた際に、領収書を発行し手渡すことが多いとは思います。
銀行への振込入金があった場合などに時折「領収書を送付してほしい」と依頼されることがあり、領収書を郵送することがあります。

その際には領収書だけを、封筒に入れそのまま郵送しないようにしてください。
送付状を同封しましょう。
相手先名(社名・部署・氏名)、送付日、入金のお礼、同封した領収書の内訳や同封枚数などを記入した送付状を作成、宛名の正しく書かれた封筒に領収書とともに同封してください。

封筒には「領収書在中」と書くようにしましょう。
相手先に届いた際、封筒の中身が領収書であることが分かれば、担当部署に回してもらうことができます。

領収証の送付状の書き方

1.用紙の左上部に宛名書きます。

相手先が法人の場合、(株)・(有)と略してはいけません。
また担当部署名・担当者名が分かる場合は、書いてください。

2.宛名の下、中央部に「領収書送付のご案内」「領収書送付のお知らせ」と書きます。

相手先に、同封されている書類が何であるかが分かるように、一回り大きな文字で書くと良いでしょう。

3.本文を書きます。

拝啓に始まり、続いて時候の挨拶や日頃のお引き立てに感謝を述べます。

次に、今回の入金のお礼を書きます。
この際、請求した日付や取引内容を簡単に書いておくと、相手先に分かりやすくなります。

そして、領収書を同封していることを伝えます。

4.日付を書きます。

この日付は、領収書発行日ではなく、この送付状を書いた日付または郵送する日にします。

5.最後に左下に、領収書の発行社(者)を書きます。

発行社(者)名、住所や電話番号と担当者名を書きます。
会社角印や担当者印を押印すると、より正式な文書になります。

領収書送付状のサンプル

こちらに領収書送付状のサンプル(雛形)を用意しています。作成の際にご参考ください。

領収証送付状サンプル

領収書の保存・保管期間

年度ごと、整理された領収書はきちんと保管され、必要な期間の保存が必要です。
保存期間は、法律によって決められています。

フリーランス(個人事業主)の場合は?

フリーランス(個人事業主)の場合、領収書の保存期間は所得税法で決められています。

保存期間は、確定申告の期限日から起算されており、領収書の発行日ではありません。

また青色申告と白色申告でも保存期間に違いが発生します。

白色申告を利用しているフリーランスの方は?

2014年1月以降、領収書の保存期間は5年と定められました。

以前は保存義務のなかった「事業所得が300万円以下の場合」でも領収書を保存することになりました。
所得の多少にかかわらず領収書の保存の義務が発生しますので、整理・保管をしましょう。

青色申告をしているフリーランスの方は?

青色申告の場合、領収書は「現金預金取引等関係書類」にあたり、保存期間は7年になります。
例外として、前々年の所得が300万円以下なら5年間とされています。
また消費税の仕入税額控除受けている場合には、消費税法で7年間の保存とされています。

フリーランス(個人事業主)の方は、適用される法律が重なり、保存期間が違う場合は期間の長い方が優先されます。

法人の場合は?

法人の場合、法人税法で領収書は「帳簿書類」とされ、保存期間は7年となります。
保存期間は、法人税申告期限日を起算としています。

領収書の整理方法

毎週整理できる・毎月整理できる方は、封筒・ファイルなどを1つ用意して、そこに手元に集まってきた領収書を一時保管しましょう。
まとめて1年という方は、月ごとに一時保管ファイルを用意しましょう。

また一時保管の際、領収書は折りたたまないようにしたほうが、会計ソフトへの入力やその後の保存がしやすくなります。

領収書の保管まで

1.一時保管の方法

経費の支払いのレシートの場合

日付・支払先はもちろん、取引明細が記されていることが多いので、何に利用した領収書かは一目瞭然となります。
そのまま保管用のファイルなどに入れても問題はないと思います。

手書きの領収書の場合

但し書きに「品代」と書かれていて、何のための支払いか分からなくなってしまう恐れがあります。
このようなことを避けるために、領収書の裏に取引明細を記してから、保管用ファイルに入れましょう。

また食事代となっているけど誰との食事だったのか、など不明点が出てしまう場合があります。
一時保管の前に、誰が誰と計◯名と記入しておくことで会議費・交際費・福利厚生費など勘定科目に分けるときに便利です。

出金伝票の場合

領収書やレシートの発行されない支払いの場合は、出金伝票を作成することになります。
この場合も出金伝票には、支払先、取引内容、日付など詳細をきちんと記入し、一時保管しましょう。

2.領収書の内容を会計ソフトや出納帳に記録した後は?

週ごと、月ごとに記録の終わった領収書やレシートは、必要期間の保存へと進んでいきます。
保存のために必要な処理をしましょう。

領収書を月ごとに封筒に保存する場合

保存用の封筒を用意し「◯◯年☓☓月」と書いて、保存します。

◆週ごとに整理されている方は、その領収書をホチキスなどでバラバラにならないように留めて、保存用封筒にいれます。

◆月ごとに整理されている方は、出来るなら週ごとに領収書を分けて、ホチキスなどで留めて保存用封筒に入れましょう。

後から、領収書をチェックする場合があります。この時に、月ごととはいえ、その封筒の領収書を1枚ずつ確認する作業は面倒になるかと思いますので、ここで手間は惜しまないようにしたほうが良いと思います。

A4用紙などに領収書を貼る場合

A4ファイルを用意し、A4用紙などに領収書を日付順、または科目ごとに貼りつけ、それを保存します。

◆日付順の場合、同日付でたくさんの領収書のあるときはもちろん、ページ数は増えますが、基本的には1日1ページをお勧めします。
さらに☓☓月分と分かるようにインデックスを利用します。

領収書同士が、できるだけ重ならないように貼り付けると良いでしょう。

◆科目ごとの場合も、できるだけ日付順に領収書は重ならないように貼り付けましょう。
科目のインデックスを用意しましょう。

どの場合でもただ整理し保管すれば良いのではなく、後々のチェックがしやすくなるように工夫をすることが必要です。

領収書を紛失してしまったら、どうしたらよいですか?

大切な領収書を無くしたら、まずはレシートを探してみましょう。

レシートはありませんか?

レシートで代用することができます。

レシートには、領収書として必要な発行日・発行者・取引内容・金額が記載されています。
領収書にある宛名が記載されていないことが多いのですが、一般小売・飲食店・運賃などが発行者の場合は、宛名が記載されていなくても領収書として利用できます。

関連記事:レシートは領収書として代替えできますか?

出金伝票を利用

出金伝票を利用するともできます。

通常、領収書の発行されない慶弔費や交通費などに領収書の代わりに出金伝票を利用することがあります。
領収書と同内容を記載し、紛失した領収書とすることができます。

但し、高額な支払いや頻繁な出金伝票の利用は、税務調査などでチェックされる可能性が高くなります。

再発行を依頼する

領収書の再発行は可能です。
しかし、領収書の再発行が、相手先からの依頼であっても二重発行にならないように対応しましょう

税務調査で二重発行であることが判明し、不正使用が認められた時には法人税等が加算、延滞税等がさらに課されることになります。

またこの場合、再発行した側は私文書偽造罪を疑われ、罪に問われる可能性も出てきます。

上記理由により、領収書の再発行は不正使用の疑いを排除した形をとらなくてはなりません。

領収書の再発行方法

再発行する側の注意点
  • 相手先、再発行の依頼理由、依頼された日付などを記録しておくこと。
    その後に問題が発生した場合にその経緯が説明できるようにしておくために必要です。
  • 再発行領収書には「再発行」と領収書に分かるように記載しておくこと。
    以前に同内容の領収書を発行していることを記載しておくことで不正使用の意図がない旨を表しておくために必要です。
  • 以前に発行した領収書がある場合は、返却してもらうこと。
    返却された領収書も保存しておきます。
再発行した領収書を受取る側の注意点
  • 再発行された領収書を受け取った経緯を記録しておくこと
  • 元の領収書がある場合には、返却すること

いずれも、再発行の経緯を記録し、保存しておくことを忘れないようにしてください。

領収書を訂正する事はできる?書き直しは有効?

領収書は税務上、大切な書類になります。
金額の訂正は法的に認められていません。
金額以外の日付・相手先名・発行者名は、両者(受取る側・発行した側)が納得した形での訂正をすることも可能です。
しかしながら、訂正印や修正テープなどを使用した領収書をお客様へ渡すよりも再発行した間違いのない領収書を渡すことをお勧めします。

領収書綴りや通し番号のある領収書を利用している場合

書き間違えた領収書もその部分を捨てることなく、×印などを書いて保存します。
税務調査などチェックを受ける際には、紛失・破り捨てなどは心象を悪くします。
間違えた・訂正したという証拠も残すことが大切です。

間違えて領収書をお客様に渡した場合

先方に連絡をとり訂正した領収書をお渡ししましょう。
その際、間違えた領収書を回収するようにしてください。
上記、同様に回収した領収書は、×印などを書いて保存しておきます。

お客様から何らかの理由により再発行の依頼があった場合

「再発行」であることを領収書に記載しましょう。
その際、再発行であっても印紙の貼付、割印は必要になります。

領収書の印紙はいくらから必要?

課税文書である領収書には、印紙税が課税されることになっています。
つまり領収書にはる収入印紙は、この印紙税にあたります。

課税対象の文書に収入印紙をはって、納税しているということです。

いくらの領収書から印紙が必要?

領収書の金額が、5万円以上の場合には収入印紙を貼る必要があります。

5万円未満の場合は非課税として扱われます。

領収金額により必要な印紙代は?

領収金額 → 収入印紙額 で下記に記載しますので、参考にしてください。

5万円未満 → 非課税
5万円以上100万円以下 → 200円
100万円超200万円以下 → 400円
200万円超300万円以下 → 600円
300万円超500万円以下 → 1,000円
500万円超1,000万円以下 → 2,000円
1,000万円超2,000万円以下 → 4,000円
2,000万円超3,000万円以下 → 6,000円
3,000万円超5,000万円以下 → 10,000円
5,000万円超1億円以下 → 20,000円
1億円超2億円以下 → 40,000円
2億円超3億円以下 → 60,000円
3億円超5億円以下 → 100,000円
5億円超10億円以下 → 150,000円
10億円を超える場合 → 200,000円

5万円未満とは?

5万円未満の売上代金の場合、収入印紙を貼る必要がありません。

この5万円未満とは実売上額のことであり、売上代金以外の受取額は含まれません。
また、消費税が分けて記載されている場合・消費税額が明確な場合についても考慮されます。

収入印紙を貼らなかったら?

収入印紙を貼る必要のある領収書に印紙を貼らなかったら、印紙税法に違反したことになり「過怠税」が課せられます。

納付しなかった印紙税+過怠税(必要な印紙税×2)になりますので、当初の印紙税額の3倍を徴収されることになります。

領収書は信書に該当する?

領収書は「信書」に該当します。
総務省 信書のガイドライン(http://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html)より抜粋して記します。

信書とは?

信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」郵便法・信書便法に定義されています。

特定の受取人とは?

差出人がその意志または事実の通知を受けるものとして特に定めた者です。

意思を表示し、または事実を通知するとは?

差出人の考えや思いを表現し、または現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。

文書とは?

文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです。(電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。)。

難しく書かれてはいますが、個人(会社)が、特定の相手に郵送する郵便物は「信書」であるということです。

具体例

信書に該当する文書

  • 書状
  • 請求書の類
    【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト(診療報酬明細書等)、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
  • 会議招集通知の類
    【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書
  • 許可書の類
    【類例】 免許証、認定書、表彰状
    ※カード形状の資格の認定書などを含みます。
  • 証明書の類
    【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
  • ダイレクトメール
  • 文書自体に受取人が記載されている文書
  • 商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書

信書に該当する文書、請求書の類の【類例】として、領収書が挙げられています。
またその他、請求書・納品書等の商取引に必要な書類の全ては「信書」に該当することが分かります。

ちなみに、領収書を英語では?

Receipt(レシート)

◯主な意味:領収書・レシート・受取ること・領収

普段、「レシート」という単語はよく使われています。
領収書とレシートは違うと考えている方も多いと思いますが、実は同じ意味なのです。

「領収書は押印がしてあり、レシートにはない。」という判断基準をお持ちの方も多いのではありませんか。
これは日本の印鑑文化が生んだ領収書の在り方といえます。
領収書・レシートのどちらも押印の必要性は、法的にありません。

領収書を訂正する事はできる?書き直しは有効?

領収書は税務上、大切な書類になります。 金額の訂正は法的に認められていません。 […]

領収書を訂正する事はできる?書き直しは有効?
領収証はなぜ必要?領収書の役割って何?

1.領収書とは ◯金銭や有価証券の受取書のことであり、一般的には金銭を支払った事 […]

領収証はなぜ必要?領収書の役割って何?
領収書に印鑑は必要ないって本当ですか?

金銭の受領日・発行者の住所や社名(氏名)、金額が記載されていれば、領収書となりま […]

領収書に印鑑は必要ないって本当ですか?
請求書作成サービス「Misoca」
見積り項目チェックリスト「ミツモリスト」
フリーランスブック

カテゴリから選ぶ