受注管理とは？

この授業で学べること

  • 受注管理の流れとやるべきこと
  • 注文請書について

受注管理とは？

受発注教室へようこそ。それでは授業を始めます。
よろしくお願いします！
前回の授業「販売管理業務の流れと必要な書類」はいかがでしたか？「販売管理」と「仕入管理」の大まかな流れや見積書や請求書といった必要書類について、理解していただけたでしょうか？
はい！販売管理は「見積→受注→出荷・納品→売上計上→請求→回収」、仕入管理は「見積依頼→発注→商品の受領・検収→請求書の受領→支払」という流れがあることを学びました。
また、必要な書類の書き方やテンプレートは、先生から教えていただいたページに詳しくまとまっていたのでブックマークしました！
「経理の教科書 | Misoca」
今回の授業では何を勉強するのですか？
今回の授業では、受注管理について解説していきます。その際に必要となってくる「注文請書」についても簡単に説明します。
わかりました！よろしくお願いします！

受注管理でやるべきこと

自社の商品・サービスをお客さまから「購入します」と意思表明を受けた段階から、実質的な取引が始まります。その際の大まかな流れは以下のようになります。

・注文内容の確認
・受注情報の登録
・注文請書の発行
・在庫の引き当て（受注残の管理）

受注残管理については次回の授業（受注残管理とは？）で説明しますので、今回は注文内容を確認する際に注意する点や注文請書について解説をします。
わかりました！よろしくお願いします！

注文内容の確認

注文を受けてまずやることは注文内容の確認です。受注の方法は、業種や商慣習によってさまざまです。営業担当が訪問先で注文書を受領したり、メールや電話、FAXで注文を受けることもあります。
受注の方法は企業ごとに１つのパターンだけとは限らないんですか？
発注者側の都合もありますし、取引先との力関係によっても簡単に「この方法に変えてください」と強制するのは難しいですから、現実的には受注手段が１つではない企業が多いですね。
さまざまな方法で受注をするのでいろいろなミスが起こりそう…
ですから、注文情報の管理をきちんと行うことが重要になります。以下にいくつか注意点を書いておきます。

対面でない受注の場合

まずメールや電話、FAXといった対面での受注でない場合には、注文内容に漏れや認識の相違がないかの確認を行うことが大切です。

FAXでの受注の場合

また日本の中小企業ではFAXの利用率が非常に高いですが、FAXは文字が読み取りにくい場合もあるので、数量や金額の確認は慎重にしましょう。

電話での受注の場合

電話の場合は記録を残さないと、後から取引先と「言った／言わない」のトラブルになる可能性もあるため、注文を受けたら確実に受注情報をシステムや管理簿などに登録することを欠かさないようにしましょう。
なるほど。それぞれの受注方法で気をつけなければならないことがあるのですね。
はい。特に電話やFAXでの受注においてはミスが起こりやすいので注意深く行うようにしましょう。
わかりました！

注文請書とは

はっちゃんは注文請書とは何か知っていますか？
注文書をもらった後に取引先に送る書類のことですよね？
はい。注文請書とは、「この内容で確かに注文を承りました」と証明するために取引先へ渡す書類のことです。
私の会社では注文請書を発行していないような気がします。
そうなんですね。確かに注文請書は必ずしも発行しなければいけないものではありません。ただ、誤った内容で取引されるのを未然に防ぐためにも、特に企業相手の取引の場合には発行しておくといいでしょう。注文請書は以下のような書類です。

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（Misocaでは簡単に「注文請書」を作成することができます）



大まかな内容としては、
・商品名
・数量
・金額
・納期
・発行日
を記載します。それ以外に個別の取引条件や特記事項などがあれば記載するようにしましょう。

ふむふむ。
もしシステムを利用している場合は、まず受注した内容を自社管理するために「受注伝票」を登録し、その内容をもとに注文請書として発行できることが多いのでそちらも試してみてください。
わかりました！

まとめ

今回は、受注管理の流れと注文請書について勉強しました。大まかな流れや注文請書について理解できましたか？
はい！さまざまな方法で受注をするので注文内容の確認は丁寧にやらなくてはいけないことを学んだり、誤った内容で取引されるのを未然に防ぐためにもこれからは注文請書を発行しようと思いました！
それはよかったです。今回の授業はこれで終わりにします。次回の授業は、「受注残管理とは？」です。それではまた次回。お疲れ様でした。
ありがとうございました！