商品を出荷・納品する際の流れ –出荷依頼書・納品書・受領書
この授業で学べること
- 出荷・納品業務の流れ
- 出荷・納品業務に必要な書類について
出荷・納品業務
受発注教室へようこそ。それでは授業を始めます。
よろしくお願いします！
前回の授業「受注残管理とは？」はいかがでしたか？受注残管理の大切さは理解していただけましたか？
はい！受注残管理を正確に行っていなければ、「在庫があるのですぐに発送できます」と回答したにもかかわらず、実は在庫がなかったなんてトラブルが起こり得ることがわかりました。今回の授業では何を勉強するのですか？
今回の授業では「出荷・納品業務」について解説していきます。受注後は、「商品を出荷・納品する」というモノの流れと、「売上を計上する」という会計処理上のお金の流れの2つがありますが、今回は「商品を出荷・納品する」というモノの流れの方を見ていきます。
（「売上を計上する」流れはこちらの記事（「売上を計上しよう –基本的な計上基準–」）にまとめてありますので、ぜひ合わせてお読みください。）
わかりました！よろしくお願いします！
出荷・納品業務の流れ
取引先から注文を受けた商品は当然ながら、確実にお客さまにお届けしなければいけません。ただしその過程では、自社内での作業が複数の部門や担当者にまたがっていたり、倉庫が物理的に離れた場所にあるというのはよくあるケースです。作業の流れを正確に理解することで誤りなく業務を進めましょう。
なるほど。いろいろな人が関わるので、うまく意思疎通しないといけないですね…
そうですね。作業の流れを簡単に図にしたものを以下に貼ります。一緒に確認してみましょう。
（参考：弥生販売 操作マニュアル）
簡単な流れはこの図からわかりました。出荷・納品作業に際していくつかの書類が必要みたいですね。
はい。図に出てきた「出荷依頼書」「納品書」「受領書」についても簡単に説明していきますのできちんと理解していきましょう。
出荷依頼書
商品の出荷準備をする際に自社で使う書類です。例えば倉庫管理の担当者などが、この出荷依頼書に基づいて商品をピッキングするなどして出荷の準備をします。この書類は「出荷指示書」と呼ばれることもあります。
書類には、商品名・数量・お届け先・出荷日などを記載します。
納品書
納品書とは、商品を確実に引き渡したことの証として、取引先へ渡す書類です。商品を発送する際に同封したり、直接納品に伺う場合には手渡しをすることもあります。取引先は納品書と注文書を照らし合わせ、納品されたものが注文内容通りであるかを確認します。
商品名・数量・金額などを記載（金額は記載しない場合もあります。）
出荷の際には納品書の複写を取り、「納品書控え」として自社で保管しておくようにしましょう。
（Misocaでは簡単に「納品書」を作成することができます）
こちらに詳しい納品書の書き方が書かれています。ぜひ参考にしてみてください。
納品書の書き方を徹底解説 – 経理の教科書
受領書
受領書とは、納品した商品を取引先に受け取ってもらったことを証明するための書類です。営業担当者が取引先へ直接お届けして納品するような企業の場合は、納品書と共に取引先へ渡し、確認印もしくはサインをもらって自社へ持ち帰ります。身近な例で言えば、宅配便を受け取るときに受領サインをしている紙がそれに当たります。
実際には、受領書を納品書控えで代用する場合もあります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？出荷・納品業務は複数人が関わる場合もあり、作業の流れや必要書類が少し複雑になっています。しかし、一つのミスによってすべての業務に影響が出てしまいますので正確に行うようにしましょう。
はい！流れや必要書類をきちんと理解した上でミスのない業務を心がけたいと思います！
ぜひ頑張ってください。今回の授業はこれで終わりにします。次回の授業は「売上を計上しよう –基本的な計上基準–」です。それではまた次回。お疲れ様でした。
ありがとうございました！