発注でよくあるトラブルまとめ

この授業で学べること

  • 発注時によくあるトラブルとその対策方法

発注時のトラブルのケース

受発注教室へようこそ。それでは授業を始めます。
よろしくお願いします!
前回の授業「発注書を作成しよう」はいかがでしたか?発注書を作成することの必要性や発注書に含めるべき項目はわかりましたか?
はい!「言った、言わない」といったトラブルを避けるためにも発注書を作成する必要があることを理解しました。また頂いた注文書のサンプルを参考にすれば、私でも発注書が作成できると思います!今回の授業では何を勉強するのですか?
今回は、実際に発注する際の注意点について説明します。取引先とのやり取りをする上でどういったミスが起こりやすいかを事前に把握しておくことで、それらを防いでほしいというのがこの授業の狙いです。
わかりました!発注業務ってどんなミスが起こりやすいんだろう?
よく起こるミスのいくつかをこれから解説していきますね。

発注内容をミスしてしまう!

発注時に起こり得るトラブルとして最もありがちなのは、やはり“発注内容を間違えてしまう”というケースです。実際に納品されたものを見て、「個数を間違えた!」とか「違う商品を注文してしまった!」と気づいたときには、焦ってしまいますよね・・・。
あー、間違えて大量発注しちゃったら損害も大変なことになりますよね。商品を大量に誤発注をしてしまって、SNSで拡散したら無事に売れたっていうニュースを見たことありますけど!うちの会社が仕入れるのは素材だから、そんな奥の手も使えないです。
パソコンで入力ミスをしてしまう場合もあれば、発注書に手書きした文字や数字が読み取りにくかったとか、電話で相手が聞き間違えてしまったとか、トラブルが起こる原因はいくらでもあります。
そうですよね。発注内容にミスがないか、相手に正しく伝わっているか、常に慎重にチェックするように心がけます!

発注書が届いていない?

はっちゃんは以前の授業で、FAXで注文することも多いと言っていましたね。
はい。FAXなんて会社に勤めるまではまったく使ったことがなかったので、最初は操作にもちょっと戸惑いました。
ははは。たしかに家庭ではあまり使う機会がないと思いますが、特に日本の中小企業では、ビジネス上でのFAXの利用度は非常に高いんですよ。電話と違って「送った履歴が残る」、「相手の不在時でもこちらの都合で情報を伝えられる」、「通信コストもあまりかからない」というのがFAXのメリットです。「パソコンが苦手だからメールよりも手軽」という声も、実態としてはありますね。
なるほどー、FAXの利便性って色々あるんですね。
でも、FAXで発注書を送る場合には注意しておかなければならないこともあります。FAXのデメリットとしては、「相手に届いているかを確認しづらい」ということです。
あー、それ前にありました!
発注したのに、なかなか納期回答の返事が来ないので連絡してみたら、送った発注書が他のFAXに埋もれてしまって気づいていなかったみたいで。
そうなんです。
ちゃんと届いているのか?いつ確認をしてもらえたか?がわからないので、特に希望納期が急ぎの場合には不安になりますよね。
相手側が気づいていないこともありますし、こちらがFAX番号を間違えて送ってしまっている可能性だってありますから。
うーん、FAXも万全ではないんですね。
ついでにもう1つ。FAXで送られてきた文字ってちょっとボヤけて読みにくいことがありませんか?相手側のFAX機の性能にもよりますが、小さい文字や数字がつぶれてしまって、注文個数を読み間違えられてしまう・・・なんてことも起こり得ます。
それってどうやって防いだらいいんですか?
手間はかかりますが、やはりその都度確認をするのが確実です。FAXしたあとに電話を入れるというやり方をしている企業もあるようです。私がオススメしたいのは、相手先に必ず「注文請書」を発行してもらうように依頼しておくことです。もちろん相手先の都合もありますが。
注文請書って何ですか?
注文を受けた側が「この内容で注文を承りました」という回答文書のことです。注文請書の内容が、こちらが発注した内容と相違がないことを確認できれば安心です。
わかりました!今後お願いできそうな取引先に依頼してみようと思います!

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Misocaでは簡単に「注文請書」を作成することができます

相手先の受注締切タイミングを過ぎていた!

受発注の担当者としては、締切時間についても意識しておく必要があります。
締切時間ですか?
たとえばネットで買い物するときに、「○時間以内に注文すると明日中に届きます」っていう表示を見たことありますよね。それと同じでどんな企業も、その日に受け付けた注文をまとめたり、出荷の手続きなどをする必要がありますから、営業時間よりも前に受注を締め切る時間を設けています。
あーそっか、うちの会社でも営業さんが夕方ぐらいに注文書を持って帰ってくることがありますけど、それは翌日に処理しますもんね。
そうです、だから発注をする場合には相手先の受注締切時間を確認しておきましょう。相手先がシステムで締切処理をしている場合などは、たとえ1分遅れただけでも、翌日の注文扱いとなってしまうことがありますからね。注文日が1日ずれるということは、納品日にも影響しますから、非常に大事なことですよ。
ふむふむ。
締切時間のギリギリにメールやFAXで発注をした場合などは特に、その注文がいつの受注分として処理されるのかを相手先に確認しておくようにしましょう。
わかりましたー!

まとめ

今回は、発注時に起こりやすいトラブルを解説しました。いかがでしたか?
注文請書を都度発行してくれるように取引先に頼んだり、受注締切時間のギリギリに発注書を送る際の注意点など、気をつけておくべきことを理解できました!
素晴らしいですね。トラブルが起こりやすいポイントを事前に把握して対策をしておくことは非常に大切です。今回の授業はこれで終わりにします。次回の授業は「基本的な発注方式 –定期発注方式・定量発注方式」です。それではまた次回。お疲れ様でした。
ありがとうございました!