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請求書を発行する際のポイント

フリーランスや個人事業主にとって最も重要になる書類のひとつに請求書があげられます。

請求書とは?

請求書は「お金を受け取るため」に発行するものであり、「お金を支払ってください」という意思表示の証拠となります。
正確な取引金額や取引内容、振込口座の指定、振込手数料などが指定された請求書を発行することによって、取引先の支払い忘れを防ぐことにつながります。また、悪意のある取引先にたいしては、請求書を発行したことが回収権の証拠となります。

請求書を書くとき

請求書を書く際に法律上の明確なルールはありませんが、国税庁のホームページでは次の5つの項目の記載が推奨されています。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

詳細は「請求書の書き方」をご確認ください。

請求書の書き方

また、振込手数料はどちらが負担するか、支払い期限の確認、消費税の扱いなど事前に取引先に確認するべき項目がありますので、予め確認しておきましょう。事前確認を忘れたトラブルが最も多いです。

請求書を送るとき

  • 請求書を書き終えたら次は送付しましょう。送付の前に、請求書の内容に間違いがないかどうか、請求書の送付先に誤りがないかを必ず確認しましょう。請求書の送り方は郵送、FAX、PDFをメールで送る方法が一般的です。
  • 郵送する場合、請求書は新書となりますので、宅急便ではなく郵送で送りましょう。
  • FAXで送る場合、請求書のFAX送付は取引先との了承がとれていれば問題ありませんが、FAXの性質上、紛失しやすいため、急ぎの対応時にFAX送付し、後日郵送が丁寧です。
  • PDFをメールで送る場合、メール送付に関してもFAXと同様、取引先に了承をとってから行いましょう。メール送付時にはファイルのバージョンなどによって開けない場合があるかもしれませんので確認しましょう。また経理書類の場合、CCに入れてほしいアドレスなどが異なる場合がございますので確認しておくと丁寧です。

詳細は「請求書の送り方」をご確認ください。

請求書の送り方

万が一請求書を間違ってしまったとき

取引の上で重要な書類である請求書はミスがないことが前提です。請求書を作成した担当者レベルだけではなく、企業の姿勢までも疑われてしまいかねません。
万が一、発送後にミスを発見した時は、すぐに取引先にお詫びの連絡を入れてから、請求書の再発行をします。再発行したものだとわかるように請求書に「再発行」と記入します。マナーとして詫状を添えて送りましょう。やむを得ない理由で再発行ができず「二重線+印鑑」で訂正する場合は、請求書に押してある同一の印鑑を使用してください。
しかしあくまでも、請求書のすべての情報においてミスがあったら再発行が基本ルールです。請求書、見積書、請求書ともに訂正印は使用しません。訂正を行わずに再発行することをルールにしましょう。

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