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Misocaで納品書を作成

納品書の書き方から送り方、送付状テンプレートまで完全ガイド

納品書はものを引き渡すときに相手に「これらの商品です」と伝える役割があります。
また、経理面では、請求書と納品書の金額の紐づけに必要となります。

納品から請求までの正式な流れ

    1. 1.購入者は実際に届いたものを納品書と照らしあわせ、確認します。
    2. 2.購入者は受領書や検収書を記載し、納品者に発行します。(簡略化されていることが多いです。)
    3. 3.納品者が請求書を発行します。

検収書を簡略化したり、納品時に納品書兼請求書などを送るケースもあります。会社によって様々です。

納品書は見積と納品、納品と請求を結びつける役割となります。それぞれに金額の差異がないよう、注意して発行しましょう。

納品書を書くにあたって必要なもの

  1. 納品書用紙

    手元にない方は納品書テンプレートをダウンロードするか、納品書が作成できるwebサービスをご利用いただくとすぐ作成いただけます。納品書サービス「Misoca」は無料で作成できるのでオススメですよ!

  2. 封筒サイズの決まりはありません。
  3. 納品書在中のスタンプ手書きでも構いません。色は青、赤、黒お好みのものでどうぞ

納品書の記入必須項目

国税庁のHPでは下記の5つの項目を記載しましょうと書かれています。こちらは請求書と同様です。

  1. 1.書類作成者の氏名又は名称
  2. 2.取引年月日
  3. 3.取引内容
  4. 4.取引金額(税込み)
  5. 5.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

しかし、これ以外にもお客様との取引を円滑に進めるため、記入したほうが良い項目がありますのでご紹介します。

納品書に記入すべき項目

納品書のサンプル画像

1.納品先の宛先

会社名、屋号を書きます。御中、様など間違えないように

2.納品書の発行日

いつの取引か分かるように正確に年表記から記入しましょう。配送での納品は到着日の日付を記入しましょう。

3.納品番号/通番

必須ではありませんがあとから管理するためにあると便利です。

4.納品者の会社名、住所、電話番号など

相手にわかりやすいように記入

5.納品者の会社捺印

はっきり見えるよう捺印。

6.納品内容の合計金額

税込みで記入

7.商品名

相手に伝わるように記入

8.商品の数量 9.商品の単価 10.商品の金額 11.小計

間違いのないように確認しましょう

12.消費税

消費税は切り捨てにする場合が多いようです。
法的には消費税を記入する義務はありませんが(下記参照)、合計金額には消費税を含めた総額で表記するようにしましょう

消費税を含めた「総額表示」の義務付け

納品書や請求書等は、総額表示の対象とはなりません。

(引用:国税庁 「総額表示」の義務付け)

総額表示の義務付けは、不特定かつ多数の者に対する値札や店内掲示、チラシあるいは商品カタログにおいて、「あらかじめ」価格を表示する場合を対象としていますから、見積書、契約書、請求書等については、総額表示義務の対象とはなりません。

13.合計金額

⑥の合計金額と合っているかを確認

14.備考

伝えておきたいことなどを記入しましょう。メッセージを添えてもいいかもしれません。

納品書に印鑑や角印は必要?

納品書に印鑑や角印は必須ではありません。

納品書に印鑑や角印がなかったとしても、納品書としての効力は変わりません。取引先が受け取る際に「会社として発行された」納品書として受け取ることができるので、印鑑や角印を押したほうが親切な文書となります。

【補足】見積書に印鑑や角印のデータを利用することも問題ございません。
その他、印鑑の種類について知りたい方はこちらをご覧ください。(→印鑑の種類

納品書の用紙のサイズはA4?B5?

納品書のサイズに決まりはありません。A4が主流ですが、B5でも問題はありません。

納品書が複数枚になる場合の納品書の書き方

複数枚に渡る納品書の書き方に決まりはありません。納品物を確認する取引先が間違えないないように配慮した納品書を作成しましょう。その際には、「納品書番号」「備考欄」「送付状」を活用します。

複数枚の時の納品書番号

複数枚に渡るときには、下記のように納品番号を記載すると分かりやすいです。

合計金額が書かれている納品書の納品書番号 「(例)20150707」
2枚目の納品書番号「20150707-02」
3枚目の納品書番号「20150707-03」

備考欄の使い方

備考欄にも複数枚に渡っていることが分かるようにしましょう。
(記載例)
「納品書:1/3枚目」「納品書:2/3枚目」「納品書:3/3枚目」
「合計金額は納品書番号”20150707″に記載」

送付状の使い方

納品書が複数枚に渡る際には、送付状に「納品書が3枚に渡ります。合計金額は納品書番号「20150707」に記載しています。」と取引先の担当者に分かるように明記します。

納品書が複数枚になる場合は、「納品書番号」「備考欄」「送付状」を活用し、丁寧で分かりやすい納品書を作成しましょう。

納品書の「吉日」表記

一般的に納品書に吉日は表記しません。
「吉日」は慶事の文書に主に使われます。納品書は、見積と納品、納品と請求を結びつける役割をもっています。取引先が照らし合わせる際に、いつ納品されたか一目でわかるように「◯年◯月◯日」と日付は正確に記載しましょう。

納品書を送るタイミングと送付方法

納品物と一緒に送り、納品書と照らしあわせながら納品物を確認してもらいます。

納品書の送り方は下記の4つの方法があります。

  • 宅配物と一緒に送る
  • FAXで送る
  • PDFをメールで送る
  • 郵送する

宅配物と一緒に送る

物品の購入では宅配と一緒に送られるケースが最も多いです。受取側としても納品書と照らし合わせながら確認できます。

  • 荷物を入れる
  • 納品書を用意
  • 内側、もしくは外側に納品書をはりつける
  • 宅配

納品書は信書に該当しますので、宅配物と一緒に送る際、無封の状態で送る必要があります。

無封の状態とは下記のような状態を指します。
(引用:総務省「信書に該当する文書に関する指針」)

Q6 添え状・送り状の「無封」とはどういう状態のことですか?
「無封」とは、(1)封筒等に納めていない状態、(2)封筒等に納めて納入口を閉じていない状態のことをいいます。また、封筒等に納めて納入口を閉じている場合であっても、(3)当該封筒等が透明であり容易に内容物を透視することができる状態、(4)当該封筒等の納入口付近に「開閉自由」等の表示(※)をするなど運送営業者等が内容物の確認のために任意に開閉しても差し支えないものであることが一見して判別できるようにしてある状態も「無封」に含まれます。
※表示の例
・「開閉自由」
・「添え状・送り状につき開封可」
・「添え状 ※本状は、郵便法により(内容を確認するため)開封する場合がございますので、予めご了承ください。」 (百貨店等でお客様がお持ちになった封をした添え状を贈答品に添付して送付する場合の表示例)

FAXで送る

FAX送付は紛失しやすいため、確認を忘れないようにしましょう。

  • FAX送付状を用意
  • FAX送信
  • 確認の電話納品書をFAXで送付した旨を電話で取引先に伝えてあげると丁寧です。

PDFをメールで送る

請求書同様、CCに入れてほしいアドレスなどが異なる場合がございますので確認しておくと丁寧です。メール送付時にはファイルのバージョンなどによって開けない場合があるので取引先に確認しましょう。

  • メール文面を用意
  • 宛先を確認(CCも確認)
  • PDFを添付
  • 送付の連絡メールで送付した旨を取引先に伝えてあげましょう。

メール文例

件名

メールの件名は特に決まりはありませんが、一目見てわかり、後から検索しやすい内容にしましょう。
例:「◯◯ 納品書送付のご案内」

本文

例:

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
ミソカインボイス株式会社の田中です。

この度は◯◯のご注文をいただき、ありがとうございました。

◯◯の納品書を添付ファイル(PDF)にてお送ります。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

万が一ファイルが開けない場合はお手数ですがご連絡ください。
ご不明な点、ご質問等ございましたらお気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。

納品書を郵送する

納品書は信書となりますので、宅急便ではなく郵送しましょう。

  • 長形3号(120mm × 235mm)の封筒を用意
  • 添え状を用意する
  • 住所を書く
  • 納品書在中と記載(スタンプもしくは手書き)
  • 82円切手を貼る(25gまでなら)
  • 投函

納品書の封筒の宛名は御中?様?どっちが正しい?

封筒の宛名は「会社宛」か「個人宛」かによって変わってきます。

 

  • 会社宛ての場合
    (例) ◯◯株式会社 御中
  • 個人宛の場合
    (例) 山本太郎 様

 

のように記載します。

会社宛てで担当者がわかっている場合は担当者名に「様」をつけましょう。
(例) ◯◯株式会社 ☓☓部 山本太郎 様

会社名だけだと担当者まで届かず、紛失の元となります。
取引先から、納品書の届け先の指定がある場合は事前に聞いておくとより丁寧です。
(経理部宛に送る会社もあります。)

このときに、会社名に御中をつけるのは誤りです。
(間違い例)◯◯株式会社 御中 ☓☓部 山本太郎様

はじめて書類をおくるときには封筒の宛名は悩むポイントですよね。
納品書はお金を受け取るための重要な書類ですので、しっかり封筒に宛名を記載し、ミスのないようにしましょう。

納品書の折り方

納品書の折り方は、請求書と同様です。
以下のページをご覧ください。

取引先へ失礼にならないように、納品書の正しい折り方、封筒への入れ方をマスターしましょう。

納品書書在中と書く、もしくはスタンプを押すのは必要ですか?

必須ではないが、取引先のことを考えると必要です。
納品書在中と記載するのは受取側のことを考えたマナーです。
取引先が扱いやすいように配慮することで、取引をスムーズに進めることができます。
マナーを守った納品書を送りましょう。

納品書在中の意味

「納品書在中」と封筒に記載することによって、取引先で郵便物の仕分け作業が楽になります

どこに記載すればいい?

一般的には封筒の表側の左下となります。

納品書の訂正方法

納品書に記入ミスがあった場合、訂正印を使わずに再発行が基本ルールです。
請求書と同様です。詳細は以下のページをご覧ください。

やむを得ない理由で再発行ができず「二重線+印鑑」で訂正する場合は、納品書に押してある同一の印鑑、または担当者印を押印します。
会社によって訂正方法の取り決めが異なる場合がありますので、先方に確認し双方が了承した方法で訂正しましょう。

納品書は信書に該当しますか?

はい、信書に該当します。
そのため納品書を紙で送る際は宅配便ではなく郵送で送るようにしましょう。

信書に該当するもの

総務省では下記を信書に該当する文書としてあげています。

(引用:総務省「信書のガイドライン」)

  • 書状
  • 請求書の類【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト(診療報酬明細書等)、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
  • 会議招集通知の類【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書
  • 許可書の類【類例】 免許証、認定書、表彰状※カード形状の資格の認定書などを含みます。
  • 証明書の類【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
  • ダイレクトメール文書自体に受取人が記載されている文書商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書

納品書はどこに売っていますか?

請求書と同様、納品書は文房具店に売っています。100円均一でも売っているところがありますが、買わなくても、パソコンがあれば納品書が簡単に作れます。

納品書を作成する無料サービス「Misoca」をご利用いただくとすぐに作成いただけます!
→請求書作成サービス「Misoca」

どうしても手書きで作成したい場合は、以下にて納品書テンプレートを配布しているので、ダウンロードしてお使いいただくことも可能です。

納品書の送付状テンプレート

Wordで作成した納品書の送付状テンプレートが無料でダウンロードできます。納品書を送るときの送付状としてご活用ください。
その他に取引先に知ってほしい項目があれば追記し、取引の担当者に伝わるようにしましょう。

※納品書や請求書を作成するなら「Misoca」がおすすめです。郵送機能もついてとても便利!ぜひお試しください。

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納品書を作ってみる納品書を作ってみる

手書きで一言添えたい人向けの送付状テンプレート

送付する書類にチェックと、メッセージ欄に一筆添えることができます。

納品書の送付状のサンプル画像3

ダウンロード

シンプルな見積書の送付状テンプレート

シンプルなデザインです。

納品書送付状のサンプル画像1

ダウンロード

見積書送付状テンプレート(部署名、担当者名付き)

部署名、担当者名を入力することができます。

n納品書送付状のサンプル画像2

ダウンロード

Word for Mac 2011 で作成してあるため、Windows等ではレイアウトが崩れる場合があります。

納品書の鏡(かがみ)とはなんですか?

提出あるいは送付する書類の一枚目に、宛先・標題・日付・作成者などを記して添える文書のことです。「鑑」と書く時もあります。請求書の送付状と同じ意味合いです。

鏡の意味

鏡をつけ、挨拶文や注意書きを付け加えることによって、取引先のことを思いやった文書となります。
それはすなわち、「規範とするべきもの」という意味合いから鏡(かがみ)と呼ばれるようです。

納品書の収入印紙は不要

納品書に収入印紙は必要ありません。

収入印紙は、取引によって利益が発生した場合に印紙税を納税するために貼ります。
いちばん身近なケースは領収書ですね。

「納品書兼領収書」の場合や、納品書に「領収書済み」「代済み」といった代金の受け取りを証明する文言があれば領収書の扱いになり、収入印紙を貼る必要があります。

収入印紙が必要な書類や、印紙税額、貼り方などは、以下のページをご覧ください。

収入印紙ってなに?

領収書の収入印紙が不要なケース

実は領収書をPDFファイルにしてメールで送付する場合には、収入印紙が必要ないことをご存知でしょうか。
コミットメントライン契約に関して作成する文書に対する印紙税の取扱い

その場合は、メール添付ができるPDF形式の領収書を無料作成できる「Misoca(ミソカ)」がオススメです。請求書や見積書も自動で作成できる無料のWebサービスです。ぜひお試しください。
「Misoca(ミソカ)」で領収書や請求書を作成してみる

ただし、改めて先方へ持参するなどの方法により文書を交付する場合には収入印紙は必要です。

納品伝票と仕入伝票の違いはなんですか?

納品伝票は商品と共に出すものです。仕入伝票は経理をしている方などが会計処理のために書くもので、納品後に記入するのが一般的です。

納品伝票と仕入伝票の記入項目

納品伝票では具体的な相手先の名前と納品名と金額、取引内容などを記載します。

仕入伝票では借方科目と貸方科目に分かれており、金額は左側の借方科目の欄では「仕入」と言う項目。右側の貸方科目の欄では「買掛金」などを書いて記載します。

また仕入伝票は納品以外でも取引内容に応じて項目名が変わるなど書き方の決まりが多いです。

そのため最近ではパソコンデータ上で入力し、手間が省ける仕入データが主流になりつつあります。
納品伝票もまたフリーソフトで記載できるようになっています。納品伝票も仕入伝票も手間のかからないやり方を選択しましょう。

「納品書兼領収証」ってどんなもの?

納品書兼領収証とは納品書を領収証(領収書)としても使えるようにしたものです。

納品書とは納品した商品の金額詳細をまとめたもので、領収書はサービスや商品に対価を支払ったと言う証明証になります。

一見、似ているものかもしれませんが納品書はお金を貰う側、領収書は支払う側の証明書となります。

納品→支払いの流れになりますから納品する側が、納品書を領収証としても使えるようにした納品書兼領収証を利用することで、発行の手間を省ける事になります。

納品書の保管・保存期間

納品書の保管期間は請求書と同様となります。詳しくは「請求書の保管・保存期間」をご覧ください。

「7年間保管しておいたら安心。10年保存したらベスト」です。

納品書は、「納品物の内容が間違っていないか」を確認する文書となります。(→納品書の役割
7年〜10年は確実に保管しますが、永久に保管するつもりで管理するようにしましょう。

納品書の整理方法

納品書の整理方法は請求書と同様です。詳しくは「請求書の整理方法」の記事をご覧ください。

  1. 1.取引先別に整理
  2. 2.月別に整理

上記の2つが一般的です。

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