Misocaで請求書を作成

請求書の書き方、作り方を徹底解説

請求書とは

請求書とは、取引先へ納品した商品の料金やサービスの対価を請求するときに発行する書類です。
請求書は企業にとって、売り上げに繋がる重要な書類ですが、この書き方はご存知でしょうか。
請求書の形式において、法律上の決まりはなく、手書きやエクセル、作成ソフトなど、どんな形式でも問題はありません。
しかし、その内容に記載するべき必要事項や、実務的に記載した方が良い項目がありますので、支払いを確実に受けるためにも、正しい書き方や送付方法を学んでおきましょう。
ここでは、請求書の基本の書き方から、トラブルを防ぐための注意点まで徹底解説しています。

請求書を書くにあたって必要なもの

事前に確認しておかなければならない3つのこと

請求書の記載事項は請求書作成者の都合だけで決めるものではありません。下記のことは必ず取引先に確認をしておきましょう。

  • ・ 請求日(発行日)
  • ・ 請求金額
  • ・ 請求書の送付方法(手渡し、郵送、PDFなど)

特に請求日について、いつ送る(郵送・メール)べきか、請求日(発行日)をいつにするのかは同日にならない場合が多い為、事前に取引先に確認しましょう。「◯日までに届かないと次の支払日に支払えない」というルールがあったり、請求書に記載する請求日はそれによって入金日が決まるので重要です。

請求書に必要な基本的な項目

請求書を作成する時に必ず必要となる項目について、国税庁のタックスアンサーでは以下のように必要事項を定めています。

  • ・ 請求書作成者の氏名または名称
  • ・ 取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称
  • ・ 取引年月日
  • ・ 取引内容
  • ・ 取引金額(税込)

但し、この5項目では実務上情報不足であることも多く、以下の項目も合わせて記載するのが一般的です。

  • ・ 支払期限
  • ・ 振込先

他には、消費税を別記したり商品の単価を記載するなど、請求書を受け取る取引先が内容がはっきりとわかるように作成するといいでしょう。

請求書の書き方例と注意事項

請求書のサンプル画像

  •  1. 請求先の宛名 会社名を書きます。担当者名、所属部門まで書くと親切です。(→請求書の宛名の書き方
  •  2. 請求書の発行日 発行日のルールは事前に請求先と確認しましょう。
  •  3. 請求書番号/通番 必須ではありませんがあとから管理するためにあると便利です。
  •  4. 請求者の会社名、住所、電話番号など
  •  5. 請求側の会社捺印 はっきり見えるように捺印します。必須ではありません。(→請求書に印鑑や角印は必要?
  •  6. 合計請求金額 消費税などを含めた総額の金額を記載します。
  •  7. 商品名
  •  8. 商品の数量
  •  9. 商品の単価
  •  10. 商品の金額
  •  11. 小計 税抜きの合計金額を記載します。
  •  12. 消費税、源泉徴収など 取引先と事前に確認してから記載します。
  •  13. 合計金額 消費税などを含めた総額の金額を記載します。
  •  14. 振込先 支払い方法を記載します。振込の場合は、銀行口座名を記載します。
  •  15. 振込手数料 振り込む側が負担する場合が多いですが、取引先と事前に決めておきましょう。
  •  16. 支払い期限(お振込み期限) 取引先と事前に確認してから記載します。(→請求書の支払期限

日付の決め方

請求書に記載する日付には、主に「請求書の発行日」「支払い期限(お振込み期限)」があります。
「請求書の発行日」は、請求書を発行した日付を記載します。

ここで注意したいのは、発行日を請求書の作成日や印刷日にするのではなく、取引先の締め支払いに合わせた日付を記載するのが基本です。請求締め日は企業によって違いますので、請求書の発行日によっては、受取側の経理の処理月に影響してしまいます。必ず事前に取引先に確認をしておきましょう。

「支払い期限(お振込み期限)」は必ず明記するようにしましょう。契約合意前に見積書で支払い条件を提示し、取引先の支払い条件とすりあわせをしておくとスムーズです。特に契約上の取り決めがなければ、支払日は支払う側の支払い規定となります。(たとえば「月末締の翌月20日払い」の場合、当月までに請求した代金は翌月の20日に支払われることになります。)

あらかじめ支払規定について明確にし、書面に明記しておくことでトラブルの無い取引につながります。

金額の書き方

金額表記についても、とくに定まった形式やフォーマットがあるわけではありません。その分、単位や税抜きや税込みの表記方法に迷うことがあると思います。
表記ポイントは以下の3点が挙げられます。

  • ・ 読みやすいように3桁ごとにカンマを入れます。
  • ・ 単位は、「円」か「¥」のどちらでもかまいません。
    (但し、「¥」の場合、¥12,345-のように金額の後ろに伸ばし棒「―」を付けます。「円」の場合、金12,345円也のように金額の後ろに「也」と書き添えておくことが多いです。)
  • ・ 金額は、内税(消費税込)か外税(消費税別)かを記載します。
    単価は税抜きで記し、小計の後に消費税を記すのが一般的。

そのほか、請求内容を把握しやすくするために、下記のように金額を記載することも大事です。
前月請求金額、入金額、繰越金額、当月請求金額、合計請求金額を分けて記載し、入金の流れが分かるようにします。

請求書の金額の書き方について詳しくはこちらでご紹介しています。
(→請求書の金額の書き方って?

請求書の書き方の注意点

請求書を書く際には、「相手に伝わる請求書」を作成することを意識しましょう。また、事前に取引先に確認しておきたい項目がいくつかありますので、忘れずに確認しましょう。事前確認を忘れたトラブルが最も多いです。
(→請求書を書く前に確認しておくこと

請求書の書き方についてほかにもこちらでご紹介しています。
請求書は、手書きでもPCで作成されたものでもどちらでも構わない?
(→手書きの請求書の書き方は?
記載しなければならない項目をチェックしましょう。
(→請求書にの書式に決まりはあるの?

請求書の送り方

請求書を書き、作った後は送付です。送付前には請求書の内容に間違いがないか、送付先に誤りがないかを再確認しましょう。
請求書の送り方は郵送、FAX、PDFをメールする方法が一般的です。
郵送する場合、請求書は親書となりますので、宅急便は使わず郵送しましょう。

請求書を郵送する際の封筒の書き方、封筒の書き方について詳しくはこちらでご紹介しています。
請求書など、お客様にお送りする書類の折り方にルールがあることをご存知ですか?
(→【三つ折り】請求書・書類の折り方と封筒への入れ方
これだけ押さえればOK!見積書や請求書の封筒の書き方
(→見積書・請求書の封筒の書き方

請求書の作成には請求書作成サービスがおススメ

請求業務を負担に感じる方には、無料でサクッと手軽に請求書作成ができるクラウド請求書作成サービスの利用がおススメです。
請求書作成サービス「Misoca」はシンプルな操作でキレイな見積書・納品書・請求書を素早く作成、送付、管理できるサービスです。
各書類を作成する画面には、入力必須項目や消費税(内税・外税)や源泉税などの計算式があらかじめ設定されているから、入力漏れや計算ミスを防ぐことができます。ロゴや社印も任意の登録したものを自動出力するので素早くかつ正確に作成することができます。
(→請求書作成サービス「misoca」はこちら

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