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これだけ押さえればOK!見積書・請求書の封筒の書き方

これだけ押さえればOK!見積書・請求書の封筒への宛名の書き方

 

じゃあ、請求書(見積書)を郵送してくださいね

と言われたものの、どうやって送ったらいいかわからないって人多いんじゃないでしょうか?今回は見積書や請求書の封筒の書き方をご紹介します。

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封筒

長3封筒(見積書・請求書)

長3(長形3号)というサイズがA4の紙がちょうど3つ折りで入るサイズになっていて見積書や請求書を郵送するときには向いています。

さらにオススメなのは下記の3つポイントです。

  • あらかじめ封をするためのノリやテープがついているもの
  • 宛名が窓あきになっているもの
  • 中身が透けにくいように二重または、裏地に模様がついているもの

さらに余裕があれば差出人欄に印刷をしたオリジナル封筒を用意してもいいと思います。

見積書在中・請求書在中のスタンプ

見積書在中スタンプ 請求書在中スタンプ

 

これは手書きでもかまいませんが、毎月何枚もやるんでしたらスタンプを買ってしまったほうが安いでしょう。最近は100円ショップでも販売されていますね。

封筒の書き方 基礎知識

見積書在中・請求書在中を封筒に記そう

請求書在中

 

見積書在中・請求書在中は必ずないといけないものではありませんが、普通のDM等と間違われないためや、先方の会社内で経理部門にスムーズに届くようにということで付けるのがマナーです。

横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが多いでしょう。手書きでも問題ありません。

宛名には担当者名を書こう

小さな会社や個人宛てなら問題ありませんが、大きな会社だと経理の人が受け取っても何の請求書かわかりません。そのため支払ができずにわざわざ請求元に電話をして確認することになったりします。相手に迷惑をかけないためにも宛名には担当者名を書きましょう。

見積書や請求書はできるだけ早く出そう

仕事が終わったタイミングや、締め日を迎えるなどして請求書が出せるようになったらできるだけ早く出しましょう。大きな会社だと社内の請求書や見積書の取扱ルールが厳しく決まっており「◯日までに請求がないと振り込めない」「○日までに見積書がないと予算が確保できない」といったこともありますので、遅くなると先方の経理担当者はもちろん案件の担当者にも迷惑をかけることになります。

A4封筒の書き方

利用頻度の高い封筒について

◯長形3号(長3) サイズ120mm×235mm
定形郵便物の最大サイズの封筒であり、A4サイズの書類を三つ折にして入れることができるので利用頻度の高い封筒です。請求書・納品書・見積書など多くの書類の郵送によく使われています。
厚さ1cm以下、重量50g以下なら、定形郵便として郵送できます。(0〜25gまでは82円・25〜50gまで92円)また50gを超える場合は定形外郵便扱いになります。

◯角形2号(角2) サイズ240mm×332mm
A4サイズの書類を折らずに郵送することができます。そのため履歴書・職務経歴書や重要な契約書等折り目を入れたくない書類の郵送に用いられることが多く、利用頻度が高くなっています。
定形外郵便となり、最大4kgまでの郵送が可能となります。(0〜50gまで120円、最大の4kgは1,180円)

角2封筒、表面の書き方

封筒の書き方 表面パターン1

  1. 郵便番号を記入する枠のある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。また記入枠のない場合でも123-4567のように数字で封筒の右上部に書きましょう。
  2. 郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて、送付先住所を記入する。この際、都道府県名から記入することをオススメします。
    ※現在は郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県名から市区町村名までの記載がなくて  も配達はされますが、省略することは避けましょう。
  3. 次に送付先会社名を住所より一文字分下げて書き始めましょう。会社名は正式名称で書きます。(株)(有)などと省略することなく書きます。
    ※パターン1の場合、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。
  4. 次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置、封筒の中央に書きます。会社名より一回り大きな文字で書きましょう。また個人名が不明の場合、「部署名+ご担当者様」という書き方をすることも可能です。
  5. 最後に、封筒に入れる書類が何であるか分かるように「◯◯◯在中」と書いておきます。
  6. 切手は左上部に貼ります。

宛先が部署の場合

封筒の書き方 表面パターン2
宛先が部署となる場合は、中央に「部署名+御中」としましょう。

宛先が会社名だけの場合

封筒の書き方 表面パターン3
宛先が会社名だけの場合は、中央に「会社名+御中」となります。

角2封筒、裏面の書き方

封筒の書き方 裏面パターン1

  1. 郵便番号は住所の上に横書きで数字を正しく書きます。
  2. 住所は封筒の継ぎ目の右側に書きます。
  3. 氏名は封筒の継ぎ目の左側に書きます。また会社名や部署名がある場合は、継ぎ目左側からに会社名、部署名、氏名の順に書きます。
  4. 左側上部に送付日を書きましょう。
  5. 封じ目の「〆」は「×」にならないように、封をした境目の中央に入れましょう。封じ目には他に「封」や「緘」があります。

継ぎ目のない封筒の場合

封筒の書き方 裏面パターン2
角2封筒には、継ぎ目のないものがあります。この場合は、左側に寄せて、住所・氏名・送付日をパターン1と同じように書きましょう。
また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きましょう。

角2封筒は、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。その書類はクリアファイルなどに入れた上で、封筒に入れましょう。クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます

その他、一般的な宛名書きの常識

相手の敬称は様?御中? 名前と住所の文字の大きさの関係は?など普通の宛名書きのルールについては下記サイトが詳しいです。

封筒の書き方》A4サイズ・就活と履歴書・宛名の横書き・手紙・会社・数字

封筒の書き方のビジネスマナー。一般の手紙の封筒の書き方及び就活の履歴書の封筒の書き方や応募書類、ビジネスでの封筒の表書き(会社名・手紙宛名の書き方、数字)、縦・横書きの封筒の書き方、在中の意味、A4サイズが入る郵便封筒の種類を説明。

さいごに

いかがでしたでしょうか。やりすぎだなあとか、細かすぎるなという点もあると思います。

究極的には宛先と金額、日付だけあればいい請求書ですが、ちょっとしたことに気をつけて取引先と気持ちのよい関係を築けるといいといいですね。

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