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届いた請求書。忘れない・間違えないで管理できる「3つのファイル」とは

取引先から請求書が送られて来たら、みなさんはどのように管理をしていますか?

経理担当者がいない場合は、自分で支払い期日までに、内容を確認して正しく振込をする重要な仕事です。

とはいえ、書面で送られてくると管理が煩雑になるので、効率よく書面を管理したいもの。
そこで、今回は請求書自体の便利な管理方法をご紹介します。

とその前に、

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では早速参りましょう!

間違えないフローを作る

Misocaで請求書を出すのは簡単ですが、実際に受け取って処理するとなると書面を扱うことは必須になります。
そこで、書面を扱うときには「間違えないフロー」を確立するのがベストです。

そのフローは「一時保管先」「支払い実行」「支払い済み」の3つのファイルを用意すればOKです。

この3つを用意する理由は内容チェックをしたあと、振込を行い、その書類をとっておくというタスクがあるからです。

このタスクを実行しやすい分け方がこの3つとなります。もう少し細かくすると、支払い実行のファイルは支払い月に応じて2種類(当月、翌月)になる場合もあるかもしれません。そして重要なポイントは「一時保管先」と「支払い実行」には締め切りがあること。この締め切りを忘れないこともポイントです。

1・一時保管先(締め切りあり)

送られてきた請求書は何も考えず、一時保管先に入れてしまえばいいというのも処理がラクです。支払い月、請求金額、請求書の記載内容の誤りはないかなどを確認し、問題なければ「支払い実行」に移します。この確認作業は必ず毎月発生するので、作業する日を決めてタスクにしてしまうことをおすすめします。忘れないようにGoogle Calendarなどの定期タスクにして、アラートを設定しておくと更に便利です。

2・支払い実行(締め切りあり)

一時保管先から移動された請求書は「支払いをしてもOKな請求書」になります。あとは振込を行なうだけですが、こちらも毎月支払日という締め切りがあるので、定期タスク、アラート設定をしておくと良いと思います。支払いが終わったらアナログですが「支払い済み」のゴム印を押して、「支払い済み」ファイルへ移動させます。この段階では「この請求書はすでに処理済み」だという目印を何らかの形でつけることが必要になります。

3.支払い済みファイル(締め切りなし)

支払い済みファイルの請求書は溜まっていく一方になるので、別のファイルにファイリングしていきます。その時は「請求書に記載されている日付順」がおすすめです。そのほうが請求書の内容を思い出しやすく、しかも規則性を持ってファイリングできます。

このように、書面の管理の規則を決めておけば、処理が複雑になりません。アナログな処理ですが、やりかた次第ではそれほど面倒ではないので、試してみてください。

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