請求書サービスMisoca

請求書の整理・保管のポイント 〜ミスを防ぐ保管方法〜

請求書が乱雑に保管されていて困ったことはありませんか?
「これが最も効率的な保管方法なのだろうか?」と経理担当者であれば誰しも1度は思ったことがあるはず。今回は請求書の整理・管理方法を見ていきましょう。

とその前に、
請求書の管理にお困りの方は、請求書サービス「Misoca」(無料)を使うとより便利ですよ!保管はもちろん、レイアウト崩れや記入漏れの心配無用です!

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請求書の目的

そもそもなぜ請求書は必要なんでしょう?それは請求書が

「請求したという事実を書面に残す重要な書類」

だからです。

もし口頭のみで請求で相手が「請求されていない」と主張した場合問題となってしまいます。そういったことがないように、請求書は存在します。

それゆえ、「請求書が見当たらない」「請求書の処理したか分からない」「二重で振り込んでしまった」というのは会社の信頼を失いかねない事態になってきます。
請求書をきちんと整理・保管してそのようなことがないよう、心がけましょう。

請求書の整理・保管のパターン

請求書の整理には大きく分けて下記の2パターンあります。

1.取引先別に整理
2.月別に整理

それぞれのパターンのメリット・デメリットを見ていきましょう

取引先別に整理

【メリット】

  • 固定の取引先が多いと管理が楽
  • フォーマットが同じなのでキレイに見える

【デメリット】

  • 月間の全体の数字が見えにくい
  • 届いた請求書をまとめてファイリングできないため面倒

月別に整理

【メリット】

  • 月の全体の数字が見やすい

【デメリット】

  • ある会社の請求書を見たいときに探すのに時間がかかる

上記のようになります。
全体の数字を月ごとにみれるという点で「月別に整理」する方法が主流のようです。

整理・保管の流れ

では請求書が届いたら、どのように処理していくのが良いのでしょうか?
整理の流れを見ていきましょう。整理の流れを段階ごとに行うことで、支払い忘れ等を防ぐことができます。

まずは一時保管

請求書が届いたらファイルに入れて一時的に保管しましょう。
他の書類と混ざってしまわないように注意しましょう。

次に支払日まで保管

見積書や納品書の金額と照合し、請求金額が正しいかどうかを確認します。
請求書の金額に間違いがなければ、支払日ごとに整理し、支払を行うまで、再び保管します。

最後に支払い後の保管

支払が終わったら「支払済」の印を押して保管します。支払い済みのサインをすることで二重の支払いを防ぐことができます。

複数の状態のファイルが存在することになりますが、それが支払いミスを防ぐ効果的な方法です。

補足

請求書の保管は法律上7年〜10年(法律によって異なる)となります。
ファイルは表紙が頑丈なものを使用し、劣化しないようにしましょう。

次回は「請求書控えの保管方法」をご紹介します。
楽しみにお待ちください。

また請求書の管理や作成には、請求作業をグーッと削減できる「Misoca」(無料)をおすすめしています。請求作業でお困りの方はぜひご覧ください。

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