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うっかり間違えた!請求書に訂正印はいくつまで押していますか?

書類でミスをした時、二重取り消し線を引いて訂正印を押しますよね。
みなさんは、請求書に訂正印をいくつまで押していますか?

現役でソフトウェア会社の経理を担当しているSさんに聞いてみたところ「答えはゼロです!!」とのこと。

どうして請求書には、訂正印を押してはいけないのでしょうか?勉強していきましょう。

とその前に、

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お金をいただく書類に間違いは許されない

前出のSさんによると、請求書というのはお金をもらうための書類であり、訂正印という概念はないそうです。

間違えたら即、再発行が基本ルールなんだとか。

「お金をいただく書類にはミスはないというのが前提です。履歴書に訂正印を押さないのと同じです。」

これは見積書、納品書も同じだそう。
もちろん修正液・修正テープによる訂正も厳禁です。

書面は訂正を代表者等が承認・決裁している、ということを表しているので、訂正すること自体が非常識であり、企業の姿勢を疑われることもあるそうです。

それでも請求書の発行後にミスを見つけてしまった場合は、取引先にお詫びの連絡を入れてから、請求書の再発行をします。その時には「再発行」したものだとわかるように、請求書に記入しておくのがマナーです。

「再発行」スタンプを持っておくと便利かもしれませんね。

Misocaを使って再発行をラクにするには

手書きでは面倒な再発行。Misocaのようなクラウド請求書を使うと、過去に作った請求書を上書きして、再編集すればすぐに再発行できるので便利です。

ミスした方の請求書は、請求書として機能しない書類を置いておいても使い道がないので、上書き処理がおすすめです。書面の請求書でも間違っているものは破棄しますよね。

ただし、郵送してしまった場合は、コピーして再発行しないと郵送ができません。その場合は「コピー」で請求書を複製して、金額等を確認し、保存して郵送します。

その場合、過去に送ったミスした請求書は必ず「削除」しておきましょう。出した請求書だけを一覧に残しておくようにしたいですね。

まとめ

訂正印は請求書、見積書、請求書ともに使用はNGで、基本は再発行がルール。これは請求書にかかる情報すべてにおいてで、住所の変更でどうしても訂正印が必要になる場合は例外としてあるようです。

その場合の訂正印は社印など請求書を送るときに使っているものを使用するのが望ましいようです。

しかしあくまで「再発行が原則」です。
間違えてしまったら潔く再発行することをルールにしましょう。

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