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請求書の控えの整理術 〜ミスのない保管方法〜

前回の「請求書の整理・保管のポイント 〜ミスを防ぐ保管方法〜」では請求書を受け取った時の整理・保管方法をご紹介しました。今回は発行した請求書の控えの保管方法をご紹介いたします。

1.請求書の控えを日付順にファイリング

お客様に請求書を渡したら、請求書のコピーを入金予定日が早いものから順にファイルにまとめましょう。こうすることによって、お客様の入金の忘れが発生してもすぐに対応がとれます。

2.入金日の期日に振込をチェック

入金予定日がきたら、振込があるかどうかを確認します。
その際に請求金額と合っているかどうかをかならず確認しましょう。

3.入金があったら「入金済」のサイン

入金のあった請求書には「入金済」のサインをしましょう。
その際に「振込日」もあわせてサインをしておくと、後から見返すときに効率的に確認ができます。

4.当月の対応が合わったら別ファイルで保管

入金の確認がひと通り終わったら、月別に請求書の控えを保存しましょう。(会社によっては取引先別に保管)

※取引先別での保管と月別での保管のメリット・デメリットは「請求書の整理・保管のポイント」と同様

また、請求書管理ソフトと連携して使うことで請求作業を大きく削減することができます。

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入金のあったタイミングでステータスを「未入金」から「入金済」と切り替えることで、一目で入金のない相手が判断できます。

請求書の作成や管理には「Misoca」(無料)というサービスがおすすめです。請求作業でお困りの方は一度見てみると良いかもしれません。

状況ごとに請求書を整理し、トラブルのない経理業務を目指しましょう。

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