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領収書の受取り時の注意点 〜これって経費になる?〜

前回は「領収書の書き方のポイント」をご紹介させていただきました。
今回は領収書の受取り側の注意点を見ていきましょう。

領収書の受取りは会社の経費や自分のお金に関わってくる大切なことです。
正しい知識を身につけましょう。

とその前に、

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まずは「項目が埋められていること」が大切

前回の「領収書の書き方」でもご案内させていただいた通り、
「発行日」「宛名」「金額」「但し書き」「発行元」の入力と、「印紙」の貼り付けが必要です。これらの項目に漏れがないかどうかを領収書を受け取る際には確認しましょう。

上記を確認した上で、領収書の受取り時によく質問のある、以下のポイントを見ていきましょう。

1.レシートでもいいの?

領収書の受取り時、最も多い質問が「レシートでも領収書の代わりになるのか?」という内容です。結論は

「レシートでも領収書の代わりとなります。」

領収書でもレシートでも取引の事実があったかどうかが分かることが大切です。
レシートでも「発行日」「金額」「内容」「発行元」が明記されているため、問題はありません。

「印紙」に関しては支払側が税務署に別納の届け出を出していれば不要になります。
届け出を出していない場合はレシートに印紙を貼ってくれるはずです。

「宛名」に関してはレシートには記載がありませんが、ご安心ください。
消費税法に、帳簿の記載の特例として「当不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業等について」は「売上対価の返還等を受けた者の氏名又は名称を帳簿に記載することを省略できます」という旨が書かれています。

2.領収書を紛失してしまった

こちらもよくある質問です。こちらに対する回答は「なくさないようにしましょう」というのが最善の回答ですが、人間ですので、紛失してしまうことも時にはあると思います。領収書やレシートを紛失してしまった場合には、まず再発行を依頼しましょう。再発行が一番確実な方法です。

しかし、場合によっては再発行が難しい場合もあると思います。
そんなときは、出金伝票等に記載し、実際の取引内容を明記しておくことで、経費として申請することが可能です。「日にち」「金額」「内容」「発行元」を忘れずにメモしておきましょう。

ただし、注意しないといけないのは、税法上はそうなっていますが、会社のルールとして紛失の場合の対応が異なることがあります。会社で経費の計上をする際には事前に確認しておくことが大切です。

3.いつまで保存しておくべき?

税法上は7年、会社法上は10年となります。

結局どちらなんだと思われるかもしれませんが、法律上は2つの保存期間で定義されています。請求書や売上帳や契約書などの各種書類は帳簿か決算書類か信憑書類かなどによって保管期間が異なります。これらの法律はかなり複雑ですが、確認しておくと良いでしょう。

現在では電子データでの保管も申請すれば可能になっています。
一度ご検討されてみてはいかがでしょうか?

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