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フリーランス必見!捨てて良い書類、捨てていけない書類(前編)

税理士が教える賢い節税シリーズ」に続き、現役税理士に教えていただくコーナー。今回は「捨てていい書類と捨てていけない書類」を2回にわけてご紹介いたします。教えていただくのは「税理士法人創経 山塚様」です!

とその前に、

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では早速参りましょう!

その書類どうしていますか?

みなさま「この書類捨てていいの?」と悩んだことはありませんか?お客様の中で時折そういったご質問をいただきます。

そもそも法令上で捨てることができない書類もありますが、捨ててしまうことで税務署等に対して反証する材料を失ってしまい、不利益になるような書類もあります。

それでは、悩んでしまう下記の書類をチェックしていきましょう!

  1. 電気・ガス・水道料金のお知らせ
  2. 支払通知書
  3. 着払いのヤマトなどの紙
  4. 宅配を送ったときの控え
  5. 見積書
  6. 会食のレシート
  7. 個人の飲食のレシート

電気・ガス・水道料金のお知らせ

これらのお知らせは、次回引き落とされる予定分と、既に引き落とされた分の領収書を兼ねた様式になっていることが一般的です。自宅の水道光熱費ではなく、店舗やオフィスの分であることを説明するためにも、保管が必要です。

支払通知書

支払いを証明するものとして、保管が必要になります。数が少ないようであれば、請求書と合わせて保管する方法でもいいですが、多い場合は別々に保管し、振込が完了した請求書には「済」というスタンプを押しているところもあります。

着払いのヤマトなどの紙

支払いを証明するものとして、保管が必要になります。購入したものが分かる納品書などと一緒に保管しておくと、後で確認がしやすくなります。

宅配を送ったときの控え

宅配料の支払いを証明するものとして、保管が必要になります。宛先も明記されますから、その費用が事業の上で必要であったことの証明も容易になります。

見積書

見積書は、保管していない方も多くいらっしゃるのではないでしょうか?
最終確定した請求書や領収書があれば問題ないという向きもありますが、見積書にしか詳細の明細が記載されていないケースもよくあります。そうすると、見積書がないために、どのような物が納品されたのか?どのような工事がされたのか?、全く分からなくなってしまうこともあります。

途中経過の見積書は保管がなくても問題ないですが、当初見積書に対して増減だけを記した見積書を追加して発行してくる業者もありますので、この場合は当初見積書もないと詳細の判断ができません。

会食のレシート・個人の飲食のレシート

個人事業をされている方に税務調査が入ると、高い確率で飲食費などが事業上の必要で使ったものなのか、個人的なものなのか、丹念に調べられます。経費計上している飲食費については、相手方の氏名やそのときの打合せ内容などを記録しておくなど、事業上の経費であることを説明できる準備をしておくことが大切です。また、事業とは関係のない個人的な飲食についての領収書やレシートを保管していれば、それを根拠に、きちんと峻別して、事業上に必要でない飲食費は家計から払っており、必要経費にはしていないことを説明しやすくなります。個人の生活と個人の事業を切り離して経理しているという事実は、税務署に対しての説明材料としては大きな意義があります。

今となっては、過去の飲食費については、相手方の名前がもはや分からないという方もいらっしゃるかもしれません。この場合は、手帳やカレンダーに書き込んだメモなどから、相手方を特定できるようであれば、その手帳やカレンダーも保管すべき書類となります。手帳などは、どこに出かけたかを示す資料としても有効に使うことができます。

例えば東京出張したときの経費が出ていた時に、どのような用件で出かけたかも、手帳があれば分かることもあります。旅費や宿泊費が出るときは、どのような用件かを記録しておくべきですが、その記録がなくても手帳があれば解決できるかもしれません。

まとめ

このように書き進めるにつれ、捨てていい書類がほとんどないことに気が付きます。
きちんと経理処理をされている方にとっては、税務調査は痛くない腹を探られる感覚です。そして、痛くないのにそれを立証する書面がないというケースに当たってしまうこともあるかもしれません。

不明であるがゆえに経費を否認されるというのが一番残念な結果です。そこで、将来的に、説明材料として残しておいた方が得策な書類を中心に、ご案内させていただきました。
次回の後編もお楽しみに。次回は「株式等の運用報告書」や「Amazonの納品書」などについてご説明いたします。

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筆者
税理士法人創経 代表社員 山塚 陽平

筆者紹介
経営・税務・リスクマネジメントを中心とした
トータルサポートを実践。起業や承継を
テーマとしたセミナーの講師も行っている。
所属
税理士法人創経
0120-41-0164 までお気軽にお問い合わせ下さい!
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