請求書サービスMisoca

請求担当者46人に聞いた、請求書発行時の失敗談

pherix
こんにちは、フェリックスです。

先日フリーランスを中心に請求担当の方々にアンケートをさせていただき、
その中から請求書の失敗談をまとめてみました。
今回答えてくださった、ほとんどの人が一度は失敗経験があるようです。

失敗談の前に

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請求書作りどんな失敗があるか?

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(40回答中でのグラフになります。)
失敗談、読んでみるとなかなか怖いものですー(((゚Д゚)))。
読んでみると自分にもよくありそうな失敗ばかりです。
この記事を反面教師として気をつけていきたいものです。

計算/金額上の失敗

  • 金額を1ケタ少なく作成してしまい、顧客にごねられその金額で納入した。(営業、29歳 男性)
  • 商品の数量の記載間違い。請求時も、納品した数と請求書に記載する数が合っていないと、金額が合っていても突き返されることもありました。(元会社員、30歳 女性)
  • 請求金額の桁間違い、多く間違うと怒られるが桁が少ないとなにもいってこない(自動車整備業、29歳 男性)
  • 見積書を最初から大幅に値引きして持って行ってしまった(営業、40歳 男性)

税金関連の失敗

  • 消費税が3%から5%に変わった際、消費税が上がる前の請求書ファイルで作成してしまい、自動計算のため請求金額が間違ったまま作成してしまった。客先発送前に発覚し、事なきを得てよかったが怖かった。(ソフトウェア業界の営業事務、39歳 女性)
  • 海外の経費に、日本の消費税を適用した金額を記載してしまいました。(個人事業主、29歳 女性)

誤送

  • 見積書だと思ってFAXしたものが、原価も記載されている社内用のものだった。(自由業、27歳 男性)
  • 慌てていたため、違う宛先にFAXしてしまった。大目玉でした。(営業・企画、47歳 男性)
  • 見積書を送ったつもりが、請求書を先に送ってしまっていた(会社員、35歳 男性)
  • あて先を間違えた事があり、入金に遅れが生じた。(自営業、62歳 男性)
  • 下請けなのに代理店を飛ばしてクライアントに請求書を直接送ってしまった。(フリーランス 32歳 男性)

日付、期間間違い

  • 月間ボリュームを1日のボリュームと間違えた(サービス業、29歳 男性)
  • 恥ずかしい体験談ですが、請求する月を間違えてしまった経験が有ります。上司に怒られて、大変反省しました。(会社員、48歳 女性)
  • 急ぎの商品ということで、納品書なしでお届けしたのですが、後で経理の方から、納品日と納品書の日付けが合わないと、お叱りをいただきました。
    現場と、経理の方で、日付けに関する考え方が違うのですね
    (文具卸、30歳 男性)
  • Excelの請求書をコピペで使っていたので1月に前年の年のまま送っていた(フリーランス 32歳 男性)

明記、条件の記入忘れ

  • 請求書に振込手数料はご負担くださいと記入するのを忘れて、手数料を引いた額が振り込まれたことがあります。(行政書士、37歳 女性)
  • 細かい条件、注意書きを入れるスペースがない見積もりを使っていた際に、載し忘れたことがありました。だいぶ期間が過ぎた後にクライアントから注意書きを無視した依頼があり、説明をしても受け入れてくれなかったことがあります。その後は備考欄のスペースを増やし、有効期限も入れるようにしました。(翻訳会社営業、35歳 女性)
  • 会社の方針で送料を請求しなくてはいけないときに、明記を忘れたこと。取引がつづけば大きな差額が出てくるので、気をつけなければいけないことです。(営業、29歳 男性)
  • 当初は見積りに「内容に変動があった場合は再見積り」ということを明記しておりませんでした。少しの変動でしたので、赤字にはなりませんでしたが、それ以降はきちんと明記し説明の上、契約書にも明記をしています。(デザイナー、38歳 女性)

印鑑関連の失敗

  • 押印を忘れた事。(製造業、24歳 男性)
  • 代表者印が上手く押せなかった時はガクっときます。(建設業事務職、30歳 男性)
  • 請求書に社印を押し忘れて発行してしまいました。そのまま処理してくれる会社と処理をしてくれない会社があり、担当によって対応がさまざまでした。(営業事務、40歳 女性)
  • 部課長が帰宅していればハンコがないため作成・提出が後日になる。(会社員、31歳 男性)

システム関連の失敗

  • 会社のエクセル形式の請求書フォーマットがあり、数字を入力するだけで総額が出るのですが、誤操作したのか足算のセルが1段足されておらず10万くらい安い請求書を作成してしまいました。後日ユーザーから連絡があり、訂正しましたが、連絡がなくそのまま支払が完了していたらと思うと恐ろしいです。(建築業、31歳 女性)
  • エクセルシートでの計算結果をそのまま見積りフォーマットに入力した所、消費税計算が1円ずれた(営業、29歳 男性)

会社の方針などによる失敗

  • 『出精値引』の見積書を受け取り、それを基礎として進めたため、のちの内部監査で絞られた。(会社員、46歳 男性)
  • 共同で仕事をした会社の仕方の無い都合で見積もりが変わってしまい、クライアントには言えず少し損をしてしまったことがある。(グラフィックデザイナー、37歳 男性)
  • 最初の頃は会社内で作られた見積書を入力するのは大変で、社員の人に迷惑をかけた。(会社員、30歳 女性)

ちなみにMisocaブログの中にこんな記事もあるので是非活用してね!

「無料チェックシート付き!Web制作の初回ヒヤリングで確認したい項目リスト」

「あなたはいくつ知ってる?請求書の書き方の常識・非常識」

「これだけ押さえればOK!見積書・請求書の封筒の書き方」

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