請求書の郵送をメールに変更したいことを伝える4つのタイミングとその伝え方
今までは請求書を郵送していたけど、いろいろと手間がかかるからメールで送るようにしたい！
今日は「請求書の送付をメールに切り替えたいけど、お取引先にいつどのタイミングで言えばいいか分からない、どのように伝えればいいか分からない」といった方のために「このタイミングで相談、提案をすると相手方にもメリットがあり、受け入れられやすい」といった「オススメのタイミング」と「その際の伝え方」をご紹介します。
料金変更のタイミング
物価上昇や経済状況等、様々な理由から自社の商品やサービスの料金を変更せざるを得ないタイミングがあるかと思います。そのタイミングでメールに切り替えたい旨を相談、提案するのが一番シンプルでスマートです。
値上げになる場合はどういった状況から値上げすることになったか、値上げ幅は頑張って小さくしたこと、値上げ幅は小さく押さえたので請求書の郵送費用を削減したいので協力してほしい、といった流れでお取引先にご相談、ご提案いただければ、相手方も「そういうことなら協力しよう！」っとご納得いただけるかと思います。
また値下げになる場合は、「弊社の企業努力によって値下げをすることができたので、更なる効率化、経費削減のために協力してほしい」旨をご相談、ご提案いただくと良いかと思います。
消費税増税のタイミング
今年（2014年）の4月に消費税が8%に引き上げられたばかりですが、来年（2015年）の10月には消費税率が10%になることが予定されています。
「経済状況などを勘案して判断する予定」とのことですので、時期は変わる可能性がありますが、「消費税率10%」になること自体は近い将来に訪れます。
もし消費税増税のタイミングで「請求金額合計」が変わらないように料金体系を調整できる場合は、「消費税増税後も請求金額合計は変わらないように調整するので、請求書の送付をメールに変更させてほしい」とご相談、ご提案すれば、相手方としても請求金額が上がらないことは嬉しいはずですので、ご納得、ご協力いただけるかと思います。
今すぐ切り替えたい
今すぐ切り替えたい場合は、普通に相談してみましょう。
相談する際に、「請求書はPDFでも法律上の問題はないこと」を伝えていただくと良いかと思います。
PDFも送っておく
「いつかメールに切り替えたいけど今すぐじゃなくてもいい、取引先のタイミングでいい」という方は請求書を郵送する際に「今月末締めにてご請求書をお送りします。念のため後日お送りする請求書のPDFをメール添付でお送りしておきます。」という風に先にPDFを送っておくと、お取引先から「今後は郵送は無しでPDFだけで良いよ」と言っていただける場合があります。
番外編：お取引先と一緒にMisocaを使い始める
クラウド請求書管理サービス「Misoca（ミソカ）」は無料で使えて、メール配信もボタン一つで完了します。
メール配信を受け取った側もMisocaアカウントを持っていれば、Misoca内の受信箱に保存され、管理がとても簡単になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
請求書の処理はお取引先の経理処理の事情にもよりますので、発行側の都合だけで進められるものではありません。お取引先と相談しながら双方が納得できて、かつ手間が少なくなるようにしていきたいですね。
Misocaなら郵送もメール配信もボタン一つで完了します。Misocaを使って面倒な請求業務の効率化を始めてみてはいかがでしょうか？1通から郵送可能です。
