請求書作成は
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請求書

請求書のエクセルテンプレート・フォーマット(ひな形)の無料配布と請求書の書き方

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請求書のテンプレート・ひな形・フォーマット

「請求書ってどうやって作ればいいんだろう」
「請求書の書き方がわからないから、テンプレートや見本がほしい」
「エクセルの関数が苦手で、請求書作りに困っている…」

そんなお悩みをお持ちの方へ、ビジネスで使える請求書のExcelテンプレート(フォーマット・ひな形)をご用意しました。
多彩なテンプレートデザインの中からお好きなデザインをお選びいただけます。会員登録不要、すべて無料でダウンロードできます。

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シンプルな請求書エクセルテンプレート

シンプルでオーソドックスなタイプの請求書テンプレートで、どのような業種のお客様にもお使いいただけます。

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シンプルな請求書エクセルテンプレート

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請求書テンプレート シンプルブラック

メインカラーにブラックを採用したのが「シンプルブラック」です。

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請求書テンプレート シンプルブラック

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請求書テンプレート シンプルレッドライン

シンプルレッドラインが特徴的な見やすいデザインの請求書です。

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請求書テンプレート シンプルラインブルー

シンプルラインブルーの請求書テンプレートは、藍色(インディゴブルー)をアクセントカラーに使用した落ち着いた色使いの請求書です。

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請求書テンプレート シンプルラインブルー

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請求書テンプレート シンプルオレンジライン

あらゆる業種に対応できる、シンプルオレンジラインが印象的な請求書フォーマットです。

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請求書テンプレート シンプルオレンジライン

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請求書テンプレート 源泉徴収税の自動計算付き

源泉徴収税の自動計算付きの請求書のため、各種士業など、請求の際に源泉徴収が必要な業種の方に幅広く利用可能です。

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請求書テンプレート 送付状付き

青系のスタンダードな請求書で、どんなシーンでも使いやすい汎用性の高いデザインです。

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請求書テンプレート 送付状付き

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請求書テンプレート 納品書兼請求書

クリーンで爽やかな印象を受けるブルーのシンプルな縦型納品書兼請求書です。納品書と請求書が一緒になっているので、それぞれ発行する手間が省けるため助かります。

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請求書テンプレート 納品書兼請求書

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請求書テンプレート 窓付き封筒対応

窓付き封筒対応の請求書です。

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請求書テンプレート 窓付き封筒対応

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請求書テンプレート 前回繰越額付き

前回繰越額付きで、当月の販売実績だけでなく、売掛債権の回収状況が一目で分かる請求書です。

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請求書テンプレート 前回繰越額付き

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請求書テンプレート ブルーベース

MacでもWindowsでも使用可能な「ブルーベース」の請求書です。

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請求書テンプレート ブルーベース

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請求書テンプレート ドットレッド

ヘッダー部分に配置した小さな赤いドット(ドットレッド)の帯が特徴的な請求書です。

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請求書テンプレート ドットレッド

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請求書テンプレート チェックイエロー

ビビッド過ぎない黄色にチェック柄をあしらったテンプレートです。

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請求書テンプレート チェックイエロー

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請求書テンプレート ノート緑色

ノート風のテイストの少し変わったデザインの請求書です。

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請求書テンプレート グリッドブルー

グリッドブルーは請求書を作成するためのテンプレートです。

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請求書テンプレート グリッドブルー

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請求書テンプレート ワンポイント

モノトーンの一般的な請求書に上段右、下段左に可愛らしいワンポイントの絵が入った請求書になっています。。

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請求書テンプレート ワンポイント

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請求書テンプレート 手書き風タイトル文字

請求書の顔となるタイトルに手書き風タイトル文字を使った、おしゃれで温もりのある請求書テンプレートになっています。

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請求書テンプレート 手書き風タイトル文字

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請求書テンプレート アクセントレッド

縦型のデザインの請求書で、シンプルなレイアウトとなっているので様々な企業で使用することができます。

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請求書テンプレート アクセントレッド

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請求書テンプレート 水玉ドット パープル

水玉ドット パープル模様のデザインが特徴の請求書です。

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請求書テンプレート 水玉ドット パープル

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請求書テンプレート ホワイトサークル ブルー

ホワイトサークル ブルー・デザインの請求書は、シンプルながら透明感のあるカラーが、見る人に強い印象を与えるおしゃれなデザインの請求書です。

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請求書テンプレート ホワイトサークル ブルー

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請求書の書き方、作り方を徹底解説

請求書とは、取引先へ納品した商品の料金やサービスの対価を請求するときに発行する書類です。
請求書は企業にとって、売り上げに繋がる重要な書類ですが、この書き方はご存知でしょうか。
請求書の形式において、法律上の決まりはなく、手書きやエクセル、作成ソフトなど、どんな形式でも問題はありません。
しかし、その内容に記載するべき必要事項や、実務的に記載した方が良い項目がありますので、支払いを確実に受けるためにも、正しい書き方や送付方法を学んでおきましょう。
ここでは、請求書の基本の書き方から、トラブルを防ぐための注意点まで徹底解説しています。

そもそも請求書の形式って法律で決まってるの?

請求書を作成する時に必ず必要となる項目について、国税庁のタックスアンサーでは以下のように必要事項を定めています。

  • 請求書作成者の氏名または名称
  • 取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込)

但し、この5項目では実務上情報不足であることも多く、以下の項目も合わせて記載するのが一般的です。

  • 支払期限
  • 振込先

他には、消費税を別記したり商品の単価を記載するなど、請求書を受け取る取引先が内容がはっきりとわかるように作成するといいでしょう。

ただし、請求書という条件を満たすために通常記載しておきたい項目というのはもちろんありますので、それらを次の節以降で確認していきましょう。

事前に確認しておかなければならない3つのこと

請求書の記載事項は請求書作成者の都合だけで決めるものではありません。下記のことは必ず取引先に確認をしておきましょう。

  • 請求日(発行日)
  • 請求金額
  • 請求書の送付方法(手渡し、郵送、PDFなど)

特に請求日について、いつ送る(郵送・メール)べきか、請求日(発行日)をいつにするのかは同日にならない場合が多い為、事前に取引先に確認しましょう。「◯日までに届かないと次の支払日に支払えない」というルールがあったり、請求書に記載する請求日はそれによって入金日が決まるので重要です。

請求書の書き方例と注意事項

請求書のサンプル画像

 1. 請求先の宛名 会社名を書きます。担当者名、所属部門まで書くと親切です。
(→請求書の宛名の書き方
 2. 請求書の発行日 発行日のルールは事前に請求先と確認しましょう。
 3. 請求書番号/通番 必須ではありませんがあとから管理するためにあると便利です。
 4. 請求者の会社名、住所、電話番号など
 5. 請求側の会社捺印 はっきり見えるように捺印します。必須ではありません。
(→請求書に印鑑や角印は必要?
 6. 合計請求金額 消費税などを含めた総額の金額を記載します。
 7. 商品名
 8. 商品の数量
 9. 商品の単価
 10. 商品の金額
 11. 小計 税抜きの合計金額を記載します。
 12. 消費税、源泉徴収など 取引先と事前に確認してから記載します。
 13. 合計金額 消費税などを含めた総額の金額を記載します。
 14. 振込先 支払い方法を記載します。振込の場合は、銀行口座名を記載します。
 15. 振込手数料 取引先と事前に決めておきましょう。
 16. 支払い期限(お振込み期限) 取引先と事前に確認してから記載します。
(→請求書の支払期限

請求書の送り方

請求書の送り方も決まったルールはありません。
請求先と事前に確認しましょう。PDFをメールで送ったり、手渡しや郵送することも多いです。郵送での送り方については下記エントリにまとめてあります。
(→これだけ押さえればOK!見積書・請求書の封筒の書き方

印影画像はどうする?

先程も書いたように、印鑑は必須ではありません。しかし印鑑っぽいものがないと受け付けてくれない会社というのは多いので押しておくのが無難です。画像で付ける場合は下記エントリを参考に作ってみてください。
(→印影から簡単に無料で電子データを作成する方法

その他確認したい常識など

  • 消費税の端数は切り捨て?四捨五入?
  • 宛名を(株)と省略するのは失礼?
  • 請求書の封筒にお礼状はいれる?
  • 請求書の宛先は「様」それとも「御中」?
  • 請求書に「振込手数料はお客様負担」と書くのは非常識?

などの細かい常識については別エントリにまとめたものがあるのでそちらを御覧ください。
(→あなたはいくつ知ってる?請求書の書き方の常識・非常識

テンプレートよりも、もっと簡単に作りたい方は「Misoca」

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請求書を受け取った時に。用途別オススメ保管用ファイル5選

請求書を出すこともありますが、受け取って支払うこともありますよね。
その時、受け取った請求書を保管するのに便利なファイル類をご紹介します。

*価格は2015年1月22日現在のものです。

とその前に、

請求書はご自身で保管されるのもいいですが、請求書サービス「Misoca」を使うとより便利ですよ!紛失や保管場所の心配無用です!

経理処理を行っている時

現在、請求書を処理中の時にオススメのファイル達です。

IKEA レタートレイ

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価格/699円
販売/IKEA

まずはデスクの上でバラバラにならないようにしておくことが大切です。
すぐ処理するものは、よくある形ですが複数段あるレタータックを使うのがオススメです。

DOKUMENT レタートレイ – シルバーカラー – IKEA

ゼネラル イージーストックキャビネット

スクリーンショット 2015-01-22 19.42.09

価格/2,800円
販売/ゼネラル

すでに処理が終わって、たまに見返すかもしれない時は、こうした簡易キャビネットもおすすめです。本棚や机の下にでも置いておけるので、邪魔にならないところに収納できます。

ゼネラル株式会社 – 製品情報 – イージーキャビネット

cecile(セシール)小物や書類をスッキリ収納シリーズ

51201VQ-538_1

価格/3,229円~6,469円(税込)
販売/セシール

かわいい感じにしたい場合は、花がらの収納グッズもあります。
レターラック、引き出しなど好みのものを揃えられます。
請求書の処理などが楽しくなりそうですね。

小物や書類をスッキリ収納シリーズ 通販- セシール(cecile)

保管用の請求書類におすすめ

特に参照することもない、ただ保管しておくだけのステータスになった請求書の保管用ファイルです。

コクヨS&T チューブファイル〈エコツインR)/50mm

file50p

価格/950円
販売/KOKUYO

請求書を受け取ってから保管するには、こういった背表紙付きのファイルがよく使われます。

コクヨS&T チューブファイル〈エコツインR〉

コクヨS&T 文書保存箱フォルダーA4用

ACAHA284

価格/520円
販売/KOKUYO

1年以上過去の請求書で、ほぼ保管しておくだけというステータスになればこのような保管箱というものも。ファルではなく書類の束ごといれて保管しておくのに便利そうですね。

A4-BX – 商品情報詳細 – 商品検索(商品データベースから探す) – 商品情報 – コクヨS&T

まとめ

処理する請求書はデスクに馴染むもの、保管のステータスになったらデスクの下や邪魔にならないところに置いておけるものが良さそう。

請求書などの紙の書類を保存しておく便利なグッズや、ダンボール箱もあります。用途やお好みに応じて選んでみてください。

また、クラウド請求書管理サービス「Misoca」なら発行した請求書も受け取った請求書もクラウド上で管理、保管されるので、保管場所を気にする必要はありません!ぜひ一度お試しください!

Misocaを使ってみる

経理の人に聞いた!経理の人がもらって嬉しいのは効率のいい請求書

経理を担当している人が、最終的には請求書を処理します。

その時にどんな請求書だと経理担当者は嬉しいのか、現在経理部で経理を担当しているMさんに聞きました。

1・モレのない請求書

当たり前といえば当たり前のことですが、内容に記入漏れがないものが一番だとのこと。忘れがちなものは、印鑑の押印、振込先の明記、発行日などだそうです。請求書を書く時には下記の項目を忘れずに。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

引用: 請求書の書き方

2・ハサミを入れやすい折り方がされている

大量の請求書を処理する経理担当者としては、封筒の開けやすいものがありがたいのだとか。封筒のサイズぴったりに請求書をいれてしまうと、誤って請求書自体にハサミを入れてしまうこともあるので、定形封筒を使用し、折り方も書き出しを上にし、下から三分の一を上に~上から三分の一を下に三つ折にするのが良さそうです。

3・手書きのひとことメッセージ

「今月もお世話になりました。次回もよろしくお願いします」のような手書きの一言メッセージは、意外と「和むのでウェルカムです!」とのこと。すぐに不要になってしまう一言メッセージですが、以外にも経理担当者には好評のようです。余裕があればぜひ一言便箋を買って、手書きでメッセージを入れてみてはいかがでしょうか。

まとめ

なにはなくとも、抜け漏れのない請求書が一番喜ばれます。不備があると問い合わせる必要が出たり、再発行依頼の連絡をしなければならななくなります。出した方も再発行は非常に手間ですし、時間がもったいないですよね。

項目の抜け漏れが心配な方は、請求書制作サービス「Misoca」がオススメです。日付などの不備があるとエラーが出るのでミスが防げます。

Misocaを使ってみる

うっかり間違えた!請求書に訂正印はいくつまで押していますか?

書類でミスをした時、二重取り消し線を引いて訂正印を押しますよね。
みなさんは、請求書に訂正印をいくつまで押していますか?

現役でソフトウェア会社の経理を担当しているSさんに聞いてみたところ「答えはゼロです!!」とのこと。

どうして請求書には、訂正印を押してはいけないのでしょうか?勉強していきましょう。

とその前に、

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お金をいただく書類に間違いは許されない

前出のSさんによると、請求書というのはお金をもらうための書類であり、訂正印という概念はないそうです。

間違えたら即、再発行が基本ルールなんだとか。

「お金をいただく書類にはミスはないというのが前提です。履歴書に訂正印を押さないのと同じです。」

これは見積書、納品書も同じだそう。
もちろん修正液・修正テープによる訂正も厳禁です。

書面は訂正を代表者等が承認・決裁している、ということを表しているので、訂正すること自体が非常識であり、企業の姿勢を疑われることもあるそうです。

それでも請求書の発行後にミスを見つけてしまった場合は、取引先にお詫びの連絡を入れてから、請求書の再発行をします。その時には「再発行」したものだとわかるように、請求書に記入しておくのがマナーです。

「再発行」スタンプを持っておくと便利かもしれませんね。

Misocaを使って再発行をラクにするには

手書きでは面倒な再発行。Misocaのようなクラウド請求書を使うと、過去に作った請求書を上書きして、再編集すればすぐに再発行できるので便利です。

ミスした方の請求書は、請求書として機能しない書類を置いておいても使い道がないので、上書き処理がおすすめです。書面の請求書でも間違っているものは破棄しますよね。

ただし、郵送してしまった場合は、コピーして再発行しないと郵送ができません。その場合は「コピー」で請求書を複製して、金額等を確認し、保存して郵送します。

その場合、過去に送ったミスした請求書は必ず「削除」しておきましょう。出した請求書だけを一覧に残しておくようにしたいですね。

まとめ

訂正印は請求書、見積書、請求書ともに使用はNGで、基本は再発行がルール。これは請求書にかかる情報すべてにおいてで、住所の変更でどうしても訂正印が必要になる場合は例外としてあるようです。

その場合の訂正印は社印など請求書を送るときに使っているものを使用するのが望ましいようです。

しかしあくまで「再発行が原則」です。
間違えてしまったら潔く再発行することをルールにしましょう。

届いた請求書。忘れない・間違えないで管理できる「3つのファイル」とは

取引先から請求書が送られて来たら、みなさんはどのように管理をしていますか?

経理担当者がいない場合は、自分で支払い期日までに、内容を確認して正しく振込をする重要な仕事です。

とはいえ、書面で送られてくると管理が煩雑になるので、効率よく書面を管理したいもの。
そこで、今回は請求書自体の便利な管理方法をご紹介します。

とその前に、

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では早速参りましょう!

間違えないフローを作る

Misocaで請求書を出すのは簡単ですが、実際に受け取って処理するとなると書面を扱うことは必須になります。
そこで、書面を扱うときには「間違えないフロー」を確立するのがベストです。

そのフローは「一時保管先」「支払い実行」「支払い済み」の3つのファイルを用意すればOKです。

この3つを用意する理由は内容チェックをしたあと、振込を行い、その書類をとっておくというタスクがあるからです。

このタスクを実行しやすい分け方がこの3つとなります。もう少し細かくすると、支払い実行のファイルは支払い月に応じて2種類(当月、翌月)になる場合もあるかもしれません。そして重要なポイントは「一時保管先」と「支払い実行」には締め切りがあること。この締め切りを忘れないこともポイントです。

1・一時保管先(締め切りあり)

送られてきた請求書は何も考えず、一時保管先に入れてしまえばいいというのも処理がラクです。支払い月、請求金額、請求書の記載内容の誤りはないかなどを確認し、問題なければ「支払い実行」に移します。この確認作業は必ず毎月発生するので、作業する日を決めてタスクにしてしまうことをおすすめします。忘れないようにGoogle Calendarなどの定期タスクにして、アラートを設定しておくと更に便利です。

2・支払い実行(締め切りあり)

一時保管先から移動された請求書は「支払いをしてもOKな請求書」になります。あとは振込を行なうだけですが、こちらも毎月支払日という締め切りがあるので、定期タスク、アラート設定をしておくと良いと思います。支払いが終わったらアナログですが「支払い済み」のゴム印を押して、「支払い済み」ファイルへ移動させます。この段階では「この請求書はすでに処理済み」だという目印を何らかの形でつけることが必要になります。

3.支払い済みファイル(締め切りなし)

支払い済みファイルの請求書は溜まっていく一方になるので、別のファイルにファイリングしていきます。その時は「請求書に記載されている日付順」がおすすめです。そのほうが請求書の内容を思い出しやすく、しかも規則性を持ってファイリングできます。

このように、書面の管理の規則を決めておけば、処理が複雑になりません。アナログな処理ですが、やりかた次第ではそれほど面倒ではないので、試してみてください。

請求書をメール添付で送る場合のメール文例

最近は見積書・納品書・請求書をメールで送ることも多くなってきました。今回はそんな時に使えるメール文面をご紹介します。

とその前に、

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チェック項目

取引先の了承を得る

請求書等をメールで送ることは法律上や税務上は問題ありませんが、取引先がOKかどうかは別問題です。初めての取引先の場合は相手の了承を得ておきましょう。打ち合わせの際などに一言

「請求書(見積書)はメールでお送りしてもいいですか?」

と聞いておくだけで特に失礼ではありません。

参考:請求書の郵送をメールに変更したいことを伝える4つのタイミングとその伝え方

取引先が読みやすいファイル形式で送る

WordやExcelで作る人が多いと思いますが、取引先がWordをもっていなかったり、バージョンが違って開けないということもありえます。多くの人が利用しているPDF形式で送ることが一般的です。

件名

メールの件名は特に決まりはありませんが、ビジネスマナーとして一目見てわかる内容が望ましいでしょう。

「12月分請求書送付のご案内(添付1)」

本文

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
ミソカインボイス株式会社の田中です。

「プロジェクト名」の件について添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に◯月◯日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。

請求番号:0000-00000
請求金額:10,000円
支払期限:2014年12月31日

不明点等については◯◯までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

—————————————————-
ミソカインボイス株式会社
◯◯部 田中
TEL:000-000-000
メールアドレス:xxxx@example.com

まとめ

いかがでしたでしょうか?こういったテンプレートを活用してどんどん仕事を効率化していきたいですね。

また、Misocaで請求書をつくれば無料でPDF請求書を作成してボタンひとつでメール配信や郵送ができます。ぜひお試しください。

ホッコリ系から珍なものまで。デザイン系請求書在中スタンプまとめ

請求書を送る時に封筒に押してある「請求書在中」スタンプ。
よく見かけるものはこんな感じではないでしょうか。

それよりももっとデザイン性があってなおかつなんだかかわいい「請求書在中」スタンプをまとめてみましたのでご紹介します。

とその前に、

「請求書の郵送が大変!」という方は、ワンクリックで請求書が郵送できる「Misoca」がおすすめです!ぜひお試しください↓

Misocaを使ってみる

↓こんな風に項目を記入するだけで簡単に作成できてしまいますよ↓

請求書を作成してみる

(1)わざいんB型2 請求書在中 横/青

20141203_1

価格/1080円
販売/シャチハタアンテナショップ

丸みを帯びて可愛らしいフォントのスタンプ。領収書在中スタンプなど豊富な種類が。縦書封筒仕のものもあります。

(2)請求書のはんこ

価格/未
販売/fumiwo
20141203_2

消しゴムハンコ作家のfumiwoさんの作品。オーダーで作ったもののようですが、活版印刷調で味がありますね。

(3) 36 Sublo × 羅久井ハナ 【ハンコ】

20141203_3
価格/未
販売/36 Sublo × 羅久井ハナ

そろばんと「請求書在中」と「納品書在中」がなんかいい感じですね。こういう絵のスタンプを見たらほっこりしそう。

(4)升ノ内朝子/スタンプ「請求書在中」

20141203_3
価格/600円
販売/升ノ内朝子(手紙舎)

玉乗りクマと請求書在中。なぜこの組み合わせかわからないからこそ、妙に気になる存在。作家の桝井さんはギリシャを拠点に活動しているそうです。

(5) オフィススタンプ dot・請求書在中

20141203_5

価格/567円(12月3日現在/amazon)
販売/moda inc

・・・請求書在中。この三点リードの意味合いが気になるスタンプ。「請求」にたいする謙虚な姿勢が見えますね。

(6) 事務用 磁器スタンプ [請求書在中]

20141203_6
価格/500円
販売/カタカナ
陶磁器で出来たスタンプ。手触りがきになりますね。一瞬マージャンパイのように見えるデザインもいい感じです。

このようにスタンプの種類もいろいろ。
気になるデザインのものを封筒に押すと、受け取った相手も楽しめそうですね。

請求書在中の印鑑を押したり、封入したりというのが面倒な方は、郵送作業がワンクリックで完了する、「Misoca」という請求書サービスがオススメです。請求書や見積書の作成・管理ができるサービスです。ぜひこちらからお試しください。

Misocaを使ってみる

請求書の支払い 〜支払いサイトって何?〜 

今回は請求書の支払いについてご説明します。

とその前に、

請求書はご自身作成されるのもいいですが、請求書サービス「Misoca」を使うとより便利ですよ!レイアウト崩れや記入漏れの心配無用です!

請求書の支払い方法

通常、お金の支払いは2つの方法があります。
1つが「その都度方式」、もう1つが「掛売り方式」です。

コンビニでの買い物のように、商品を購入した時やサービスを受けた「その時」に支払いを行うのが「その都度方式」、毎月の取引をまとめて請求する支払い方法が「掛売り方式」です。

取引があるたびに請求をおこなうのは効率が悪いため、企業間での取引は通常「掛売り方式」で行います。

支払いサイト

その都度方式のように「その時」に支払いを行わないため、いつ支払うかの「期間」を決める必要があります。それが「支払いサイト」と呼ばれるものです。
月末締めで翌月末払いの場合は約30日後に支払いとなるため、30日サイトとなります。翌々月払いの場合は60日サイトとなります。

支払サイトの取り決めを疎かにすると、会計上売上が立っていても手元にお金のないという、いわゆる「黒字倒産」にもなりかねません。事前にしっかりと確認しておくようにしましょう。

取引が決まった段階で契約書などの書面に明記しておくのが、トラブルのない取引につながります。
自分の身を守るためにも取り決めを疎かにしないようにしましょう。

請求書の書き方や請求業務でお困りの方は、請求業務が90%削減できる「Misoca」がオススメです。ぜひ一度お試し下さい。

請求書の控えの整理術 〜ミスのない保管方法〜

前回の「請求書の整理・保管のポイント 〜ミスを防ぐ保管方法〜」では請求書を受け取った時の整理・保管方法をご紹介しました。今回は発行した請求書の控えの保管方法をご紹介いたします。

1.請求書の控えを日付順にファイリング

お客様に請求書を渡したら、請求書のコピーを入金予定日が早いものから順にファイルにまとめましょう。こうすることによって、お客様の入金の忘れが発生してもすぐに対応がとれます。

2.入金日の期日に振込をチェック

入金予定日がきたら、振込があるかどうかを確認します。
その際に請求金額と合っているかどうかをかならず確認しましょう。

3.入金があったら「入金済」のサイン

入金のあった請求書には「入金済」のサインをしましょう。
その際に「振込日」もあわせてサインをしておくと、後から見返すときに効率的に確認ができます。

4.当月の対応が合わったら別ファイルで保管

入金の確認がひと通り終わったら、月別に請求書の控えを保存しましょう。(会社によっては取引先別に保管)

※取引先別での保管と月別での保管のメリット・デメリットは「請求書の整理・保管のポイント」と同様

また、請求書管理ソフトと連携して使うことで請求作業を大きく削減することができます。

請求書Misoca

入金のあったタイミングでステータスを「未入金」から「入金済」と切り替えることで、一目で入金のない相手が判断できます。

請求書の作成や管理には「Misoca」というサービスがおすすめです。請求作業でお困りの方は一度見てみると良いかもしれません。

状況ごとに請求書を整理し、トラブルのない経理業務を目指しましょう。

請求書の整理・保管のポイント 〜ミスを防ぐ保管方法〜

請求書が乱雑に保管されていて困ったことはありませんか?
「これが最も効率的な保管方法なのだろうか?」と経理担当者であれば誰しも1度は思ったことがあるはず。今回は請求書の整理・管理方法を見ていきましょう。

とその前に、
請求書の管理にお困りの方は、請求書サービス「Misoca」を使うとより便利ですよ!保管はもちろん、レイアウト崩れや記入漏れの心配無用です!

請求書の目的

そもそもなぜ請求書は必要なんでしょう?それは請求書が

「請求したという事実を書面に残す重要な書類」

だからです。

もし口頭のみで請求で相手が「請求されていない」と主張した場合問題となってしまいます。そういったことがないように、請求書は存在します。

それゆえ、「請求書が見当たらない」「請求書の処理したか分からない」「二重で振り込んでしまった」というのは会社の信頼を失いかねない事態になってきます。
請求書をきちんと整理・保管してそのようなことがないよう、心がけましょう。

請求書の整理・保管のパターン

請求書の整理には大きく分けて下記の2パターンあります。

1.取引先別に整理
2.月別に整理

それぞれのパターンのメリット・デメリットを見ていきましょう

取引先別に整理

【メリット】

  • 固定の取引先が多いと管理が楽
  • フォーマットが同じなのでキレイに見える

【デメリット】

  • 月間の全体の数字が見えにくい
  • 届いた請求書をまとめてファイリングできないため面倒

月別に整理

【メリット】

  • 月の全体の数字が見やすい

【デメリット】

  • ある会社の請求書を見たいときに探すのに時間がかかる

上記のようになります。
全体の数字を月ごとにみれるという点で「月別に整理」する方法が主流のようです。

整理・保管の流れ

では請求書が届いたら、どのように処理していくのが良いのでしょうか?
整理の流れを見ていきましょう。整理の流れを段階ごとに行うことで、支払い忘れ等を防ぐことができます。

まずは一時保管

請求書が届いたらファイルに入れて一時的に保管しましょう。
他の書類と混ざってしまわないように注意しましょう。

次に支払日まで保管

見積書や納品書の金額と照合し、請求金額が正しいかどうかを確認します。
請求書の金額に間違いがなければ、支払日ごとに整理し、支払を行うまで、再び保管します。

最後に支払い後の保管

支払が終わったら「支払済」の印を押して保管します。支払い済みのサインをすることで二重の支払いを防ぐことができます。

複数の状態のファイルが存在することになりますが、それが支払いミスを防ぐ効果的な方法です。

補足

請求書の保管は法律上7年〜10年(法律によって異なる)となります。
ファイルは表紙が頑丈なものを使用し、劣化しないようにしましょう。

次回は「請求書控えの保管方法」をご紹介します。
楽しみにお待ちください。

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