前回の「請求書の整理・保管のポイント 〜ミスを防ぐ保管方法〜」では請求書を受け取った時の整理・保管方法をご紹介しました。今回は発行した請求書の控えの保管方法をご紹介いたします。

1.請求書の控えを日付順にファイリング

お客様に請求書を渡したら、請求書のコピーを入金予定日が早いものから順にファイルにまとめましょう。こうすることによって、お客様の入金の忘れが発生してもすぐに対応がとれます。

2.入金日の期日に振込をチェック

入金予定日がきたら、振込があるかどうかを確認します。
その際に請求金額と合っているかどうかをかならず確認しましょう。

3.入金があったら「入金済」のサイン

入金のあった請求書には「入金済」のサインをしましょう。
その際に「振込日」もあわせてサインをしておくと、後から見返すときに効率的に確認ができます。

4.当月の対応が合わったら別ファイルで保管

入金の確認がひと通り終わったら、月別に請求書の控えを保存しましょう。（会社によっては取引先別に保管）

※取引先別での保管と月別での保管のメリット・デメリットは「請求書の整理・保管のポイント」と同様

また、請求書管理ソフトと連携して使うことで請求作業を大きく削減することができます。

入金のあったタイミングでステータスを「未入金」から「入金済」と切り替えることで、一目で入金のない相手が判断できます。

請求書の作成や管理には「Misoca」というサービスがおすすめです。請求作業でお困りの方は一度見てみると良いかもしれません。

状況ごとに請求書を整理し、トラブルのない経理業務を目指しましょう。

「郵便」と「クロネコメール便」、それぞれ使ったことはあるけど、両者の違いや「郵便」はOKでも「クロネコメール便」ではNGなものがあることを正しく理解されていない方も多いのではないでしょうか？

今回は改めて「郵便」と「クロネコメール便」の料金の違いや「クロネコメール便」で送ってはいけないものを整理してみました。

とその前に、

「請求書の郵送作業が大変！」という方は、ワンクリックで請求書が郵送できる「Misoca」がおすすめです！こちらから試しください↓

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料金の違い

まずは郵送料金の違いから見ていきましょう。

（速達、書留等の利用によっても料金が変わりますが、ここでは一旦、追加オプションを利用しないことにします。）

定型郵便

一般的に「長形3号」と呼ばれるA4紙を3つ折りにして封入できる封筒サイズ「以下」が定型郵便で送ることができるサイズです。料金は「重さ」によって変わります。

料金は下記の通りです。

紙質によっても違うかと思いますが、手元の「茶封筒」とA4コピー用紙「4枚」で「22g」、A4コピー用紙「10枚」で「47g」でした。

定形外郵便

「角形」と呼ばれるA4紙やB5紙をそのまま（もしくはクリアファイルに入れて）封入できる封筒サイズは「定形外郵便」になります。「定形外郵便」も「重さ」によって料金が変わります。

料金は下記の通りです。

手元の角形2号の「茶封筒」とクリアファイルに入れたA4コピー用紙「2枚」で「48g」でした。

クロネコメール便

ヤマト運輸が郵便受け等に投函、配達してくれるサービスです。コンビニで配送手続きができて便利です。

クロネコメール便をお取り扱いしている主なコンビニエンスストア
http://www.kuronekoyamato.co.jp/convince_store/mail.html

また、標準で荷物お問い合わせができるのも特徴です。

角形2号サイズ（郵便の場合は「定形外郵便」）の封筒が「82円」からで、主に「厚み」によって料金が変わります。

料金は下記の通りです。

重さは「1kg」までとなっていますので、書籍の送付にも便利に使えます。

手元にあった名著「アジャイルサムライ」は重量「482g」で厚みが「1.6cm」ですので、郵便では「400円」かかるところをクロネコメール便では「164円」で送ることができます。

アジャイルサムライ−達人開発者への道−

クロネコメール便で取り扱えないもの

上記の通り、角形2号サイズでしたらクロネコメール便のほうが安いですが、「郵便」では取り扱えて「クロネコメール便」では取り扱えないものがあるので注意が必要です。

詳細はクロネコメール便の該当ページをご確認いただければと思いますが、クロネコメール便で取り扱えない主なものとしまして、「信書」はクロネコメール便で取り扱うことができません。

どういったものが「信書」に当たるかは総務省のガイドラインを参照いただくとして、「信書」の一部例としましては「手紙」「請求書」「見積書」「納品書」「領収書」「契約書」等は「信書」に当たりますので、「クロネコメール便」で送ることができません。

総務省｜信書便事業｜信書のガイドライン
http://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html

つまり、Misocaで取り扱うことができるほとんどの帳票は「信書」に当たり、「クロネコメール便」で送ることができませんので、ご自身でプリントアウト、送付処理をされる方はご注意いただければと思います。

ちなみに、Misocaの郵送機能は「郵便」にて発送していますので、どうぞご安心ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

「郵便」と「クロネコメール便」、どちらもとても便利ですので、用途によって使い分けていきたいですね。

参考サイト

• 国内の料金表（手紙・はがき） – 日本郵便
  http://www.post.japanpost.jp/fee/simulator/kokunai/one_two.html
• 定形郵便物・定形外郵便物のサイズ・重さ – 日本郵便
  http://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_size.html
• クロネコメール便（個人のお客様） | ヤマト運輸
  http://www.kuronekoyamato.co.jp/mail/mail.html

請求書が乱雑に保管されていて困ったことはありませんか？
「これが最も効率的な保管方法なのだろうか？」と経理担当者であれば誰しも1度は思ったことがあるはず。今回は請求書の整理・管理方法を見ていきましょう。

とその前に、
請求書の管理にお困りの方は、請求書サービス「Misoca」を使うとより便利ですよ！保管はもちろん、レイアウト崩れや記入漏れの心配無用です！

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請求書の目的

そもそもなぜ請求書は必要なんでしょう？それは請求書が

「請求したという事実を書面に残す重要な書類」

だからです。

もし口頭のみで請求で相手が「請求されていない」と主張した場合問題となってしまいます。そういったことがないように、請求書は存在します。

それゆえ、「請求書が見当たらない」「請求書の処理したか分からない」「二重で振り込んでしまった」というのは会社の信頼を失いかねない事態になってきます。
請求書をきちんと整理・保管してそのようなことがないよう、心がけましょう。

請求書の整理・保管のパターン

請求書の整理には大きく分けて下記の2パターンあります。

1.取引先別に整理
2.月別に整理

それぞれのパターンのメリット・デメリットを見ていきましょう

取引先別に整理

【メリット】

• 固定の取引先が多いと管理が楽
• フォーマットが同じなのでキレイに見える

【デメリット】

• 月間の全体の数字が見えにくい
• 届いた請求書をまとめてファイリングできないため面倒

月別に整理

【メリット】

• 月の全体の数字が見やすい

【デメリット】

• ある会社の請求書を見たいときに探すのに時間がかかる

上記のようになります。
全体の数字を月ごとにみれるという点で「月別に整理」する方法が主流のようです。

整理・保管の流れ

では請求書が届いたら、どのように処理していくのが良いのでしょうか？
整理の流れを見ていきましょう。整理の流れを段階ごとに行うことで、支払い忘れ等を防ぐことができます。

まずは一時保管

請求書が届いたらファイルに入れて一時的に保管しましょう。
他の書類と混ざってしまわないように注意しましょう。

次に支払日まで保管

見積書や納品書の金額と照合し、請求金額が正しいかどうかを確認します。
請求書の金額に間違いがなければ、支払日ごとに整理し、支払を行うまで、再び保管します。

最後に支払い後の保管

支払が終わったら「支払済」の印を押して保管します。支払い済みのサインをすることで二重の支払いを防ぐことができます。

複数の状態のファイルが存在することになりますが、それが支払いミスを防ぐ効果的な方法です。

補足

請求書の保管は法律上7年〜10年（法律によって異なる）となります。
ファイルは表紙が頑丈なものを使用し、劣化しないようにしましょう。

次回は「請求書控えの保管方法」をご紹介します。
楽しみにお待ちください。

また請求書の管理や作成には、請求作業をグーッと削減できる「Misoca」をおすすめしています。請求作業でお困りの方はぜひご覧ください。

Web制作・ホームページ制作をした場合の領収書の発行例をご紹介します。

Web制作の領収書を作る際のポイント

Web制作の場合、納品書・請求書があるため領収書を発行することはあまり多くありませんが、相手に求められた場合は発行する義務があります。

発行する場合はWeb制作の場合だからといって特別なことはありませんので、他の領収書の発行の場合と同じように発行をすれば問題ないでしょう。市販の領収書用紙を使ったり、Web上で入手できるものを使ったり、MisocaのようなWebサービスを使うのが簡単です。

また、5万円以上になることが多いと思いますので、紙で渡すときは収入印紙を忘れないようにしましょう。収入印紙の金額は下記URLで確認できます。

No.7105　金銭又は有価証券の受取書、領収書

その他の領収書発行のポイントはこちらのページ「領収書の書き方のポイント 〜正しい知識をつけて信頼アップ〜」にまとめましたのでぜひご覧ください。

作成例

Misocaで作成した場合の領収書はこのような形になります。

まとめ

以上、Web制作の場合の領収書の書き方のご紹介でした！

前回は「領収書の書き方のポイント」をご紹介させていただきました。
今回は領収書の受取り側の注意点を見ていきましょう。

領収書の受取りは会社の経費や自分のお金に関わってくる大切なことです。
正しい知識を身につけましょう。

とその前に、

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まずは「項目が埋められていること」が大切

前回の「領収書の書き方」でもご案内させていただいた通り、
「発行日」「宛名」「金額」「但し書き」「発行元」の入力と、「印紙」の貼り付けが必要です。これらの項目に漏れがないかどうかを領収書を受け取る際には確認しましょう。

上記を確認した上で、領収書の受取り時によく質問のある、以下のポイントを見ていきましょう。

1.レシートでもいいの？

領収書の受取り時、最も多い質問が「レシートでも領収書の代わりになるのか？」という内容です。結論は

「レシートでも領収書の代わりとなります。」

領収書でもレシートでも取引の事実があったかどうかが分かることが大切です。
レシートでも「発行日」「金額」「内容」「発行元」が明記されているため、問題はありません。

「印紙」に関しては支払側が税務署に別納の届け出を出していれば不要になります。
届け出を出していない場合はレシートに印紙を貼ってくれるはずです。

「宛名」に関してはレシートには記載がありませんが、ご安心ください。
消費税法に、帳簿の記載の特例として「当不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業等について」は「売上対価の返還等を受けた者の氏名又は名称を帳簿に記載することを省略できます」という旨が書かれています。

2.領収書を紛失してしまった

こちらもよくある質問です。こちらに対する回答は「なくさないようにしましょう」というのが最善の回答ですが、人間ですので、紛失してしまうことも時にはあると思います。領収書やレシートを紛失してしまった場合には、まず再発行を依頼しましょう。再発行が一番確実な方法です。

しかし、場合によっては再発行が難しい場合もあると思います。
そんなときは、出金伝票等に記載し、実際の取引内容を明記しておくことで、経費として申請することが可能です。「日にち」「金額」「内容」「発行元」を忘れずにメモしておきましょう。

ただし、注意しないといけないのは、税法上はそうなっていますが、会社のルールとして紛失の場合の対応が異なることがあります。会社で経費の計上をする際には事前に確認しておくことが大切です。

3.いつまで保存しておくべき?

税法上は7年、会社法上は10年となります。

結局どちらなんだと思われるかもしれませんが、法律上は２つの保存期間で定義されています。請求書や売上帳や契約書などの各種書類は帳簿か決算書類か信憑書類かなどによって保管期間が異なります。これらの法律はかなり複雑ですが、確認しておくと良いでしょう。

現在では電子データでの保管も申請すれば可能になっています。
一度ご検討されてみてはいかがでしょうか？

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